Chefssekreterare

Är du lösningsorienterad? Har du ett utomordentligt ordningssinne? Lockas du av en varierande vardag i en utvecklande miljö, nära den demokratiska processen?

Nu söker vi en chefsassistent som är en fena på kalendertetris och är mästare på att förstå sin chefs behov.

Om arbetsplatsen
I denna roll som chefsassistent är du en del av kommundirektörens stab, som hör till kommunstyrelsen förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning har till uppgift att styra och stödja övriga förvaltningar så att kommunen når sina mål, med siktet inställt på ett hållbart Huddinge 2030.

Kommundirektören är ytterst ansvarig för att verkställa kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens beslut och se till att de politiska besluten blir genomförda i organisationen.

-

Som chefsassistent är du kommundirektörens förlängda arm i många frågor och en viktig del av Huddinge kommunkoncerns ledningsgrupp. Du hanterar kommunikation och korrespondens för din chef och är både en gatekeeper, kravställare, medlare, bollfångare, beslutsfattare, klagomålshanterare, men framför allt möjliggörare! Ditt uppdrag är att se till att kommundirektörens vardag är välplanerad, effektiv och hållbar.

Du ansvarar för att organisera och stötta kommundirektören i hennes vardag, högt som lågt, och du planerar, samordnar och administrerar för kommundirektören och kommunkoncernens ledningsgrupp. Rollen kräver mycket kontakt med förtroendevalda i kommunen och du bör ha förståelse och respekt för komplexiteten kring att arbeta tillsammans med förtroendevalda.
Du ansvarar också för årsplaneringen av alla interna möten efter de årshjul som är viktiga i organisationen.

Så säger vår kommundirektör Camilla Broo om tjänsten:

"Min högra hand och chefssekreterare har valt att gå tillbaka till det privata näringslivet. Jag behöver därför hitta en ny stjärna som kan hjälpa mig organisera, planera och administrera i en intensiv vardag där prioriteringar, beslut och justeringar måste ske löpande - utan en ordningsam, modig och lösningsorienterad partner så går inte det! Vi erbjuder en utvecklande miljö med härliga kollegor och många skratt och jag kan lova både vanliga och ovanliga uppdrag i en organisation där det händer mycket, varje dag. Du kommer vara en viktig del i min och kommunorganisationens utveckling och framgång. Hoppas du vill bli en av alla oss som arbetar för Huddingefamiljens bästa. Jag ser fram emot din ansökan! "

Vi letar efter dig som vill anta utmaningen att bli vår kommundirektörs förlängda arm och en viktig del av Huddinge kommunkoncerns ledningsgrupp. För att lyckas i rollen ser vi att du behöver ha tidigare erfarenhet av rollen som VD-assistent eller chefssekreterare på hög nivå i en större organisation. Vi ser det som meriterande om du har relevant vidareutbildning (t ex Masterclass för Executive Assistants). Rollen som chefsassistent ställer krav på att du har en stark administrativ förmåga, mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift, samt är en fena på Office 365.

Dina personliga egenskaper inkluderar att du är resultatorienterad, med en mycket god kommunikationsförmåga. Du har lätt för att skapa relationer och inge förtroende, men har stark integritet och är van att hantera konfidentiell information. Du är prestigelös och har en förmåga att förstå din chefs behov innan hon uttalar dem. Du ligger alltid steget före din chef och kan snabbt ställa om när det krävs. Du drivs av att "skickliggöra" din chef så hon får bättre förutsättningar att lyckas med sitt uppdrag. Rollen ställer krav på din förmåga att planera och prioritera uppgifter effektivt då tempot periodvis är högt, och flödet av inkommande information kräver att du är strukturerad och ordningsam.

I gengäld kan vi erbjuda dig en spännande och utvecklande roll, där du verkar i gränslandet mellan politik och tjänstemän, med insyn i den demokratiska processen och i nära samarbete med Huddinges kommundirektör.

Sök tjänsten genom att bifoga ditt CV (vi önskar inget personligt brev) och besvara några urvalsfrågor om hur du matchar vår kravprofil. Urvalsarbetet kommer att påbörjas efter sista ansökningsdag, och processen kommer bestå av tester, teamsintervju, intervju på plats hos oss, samt referenstagning.

Om du har några frågor är du varmt välkommen att kontakta:
- Katarina Riml, HR-chef rekrytering & kompetensförsörjning, tel 070-273 37 59
- Jessica Rohlin, Chefsassistent, tel 08-53530216

Förmåner
För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag är du som medarbetare i Huddinge kommun det viktigaste vi har. Därför erbjuder vi en rad förmåner för ett hållbart arbetsliv och för att underlätta din vardag. Läs mer om detta på http://www.huddinge.se/formaner