Chefssekreterare, kommunstyrelsens kontor

Är du intresserad av att arbeta i en politisk styrd organisation och drivs av att arbeta brett med administrativa uppgifter, har en förmåga att ligga steget före och tycker det är spännande med utveckling och förbättring? Vi söker en erfaren chefssekreterare som är van vid en koordinerande roll. Vi erbjuder en intressant tjänst med stor variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor.



Dina arbetsuppgifter


I rollen som chefssekreterare till stadsdirektören har du en betydelsefull roll gentemot denne men också mot övriga organisationen. Du arbetar sida vid sida med stadsdirektören och har ett helhetsansvar för mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. I rollen ingår också att stötta övriga avdelningschefer med viss samordning och administrativa uppgifter. Som chefssekreterare ansvarar du också för att bevaka ärenden till t ex kommunstyrelsen, upprätta delegationsbeslut och att sköta de administrativa arbetsuppgifterna kopplade till kontorets ledningsgrupper, såsom till exempel sammankallning, planering, mötesbokning och sammanställning av material inför möten.  

I det löpande arbetet ingår uppgifter som att skapa presentationer, förbereda kommunikationsunderlag, sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang liksom fakturahantering i vårt ekonomisystem. Vidare kommer du inom ramen för din roll hantera samtal och kontakter med till exempel chefer och medarbetare, förtroendevalda medborgare, företagare och andra myndighetsrepresentanter.

Funktionen är placerad under kanslichefen på kommunstyrelsens kontor men stödjer såväl stadsdirektören som kontorets avdelningschefer.



Vem är du? 


Krav:

- Du som söker har en relevant eftergymnasial utbildning. Alternativt har du en annan utbildning och/eller erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig.

- Utöver din utbildning har du flera års erfarenhet från en liknande roll där du har arbetat kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter.

- Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

- Vidare har du även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel och PowerPoint samt en allmänt god IT-kompetens.


Meriterande:

- Vi ser gärna att du tidigare har arbetat i nära samarbete med verksamheten, ledningen och stabsfunktioner såsom HR, IT, ekonomi och kommunikation.

- Det ärockså  meriterande om du som söker har arbetat i en politiskt styrd organisation.

- Även erfarenhet av att ha arbetat i dokument- och ärendehanteringssystem samt ekonomi- och personalsystem är en fördel, liksom goda kunskaper i engelska språket.


Personliga egenskaper:

- Vi söker dig med god känsla för service, som är trygg i dig själv och tycker det är kul med samarbete, kommunikation och relationer.

- Du har ett positivt och flexibelt förhållningssätt och är van vid att koordinera och organisera andras arbete.

- För dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter.

- För att lyckas i rollen är du prestigelös och lösningsorienterad, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt.

- Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang.

- Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart.


Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.



Vi erbjuder dig 


Varje dag går ca 6 000 personer till sitt jobb i Södertälje kommun. Vi har många olika roller hos oss och vill erbjuda dig ett meningsfullt jobb där du får möjlighet att bidra till samhället och samtidigt känna glädje. Som medarbetare hos oss får du möjlighet att utvecklas och sätta avtryck på riktigt.

Stadsdirektören är chef för kommunstyrelsens kontor där cirka 200 medarbetare arbetar på sex avdelningar. Avdelningarna är ekonomi, HR, administration och utredning, säkerhet, kommunikation och näringsliv.

Kommunstyrelsens kontor bereder ärenden och tar fram underlag till kommunstyrelsen. Kontoret styr, samordnar och följer upp kommunens verksamhet på uppdrag av kommunstyrelsen för att säkerställa att de politiska besluten får önskat genomslag samt verkställer kommunstyrelsens ägarstyrning av Telge. Vidare stödjer kontoret samtliga chefer i organisationen i kommungemensamma processer för att säkra kvalitet, effektivitet och enhetlighet.

Som anställd i Södertälje kommun erbjuds du bl.a. trygga anställningsvillkor, ett generöst friskvårdsbidrag samt möjlighet att byta semesterdagstillägget mot extra lediga dagar. Inom vissa verksamheter finns även möjlighet till viss flexibilitet avseende arbetstid och arbetsformer. Vi har ett stort utbud av utbildningar och kompetenshöjande insatser för dig som medarbetare. För mer detaljerad information kring våra förmåner läs gärna mer på vår externa hemsida.

Arbetsplatsen finns i Södertälje Stadshus. Här har du nära till Södertälje centrum, pendeltåg, bussar och en fantastisk utsikt över staden och kanalen. Rollen kräver mycket hög fysisk närvaro.


Anställningen är tillsvidare och omfattar heltid.



Välkommen till oss!  




Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

Bakgrundskontroller görs regelbundet på samtliga våra anställda.

En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt Säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras före beslut om anställning. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.


Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.