Chefssekreterare sökes till Fastighetsdivisionen i Lund

Regionservice är Region Skånes serviceförvaltning med ansvar för fastigheter, försörjning, transport- och textiltjänster samt administrativa tjänster inom HR- och ekonomiområdet. Som medarbetare i Regionservice har du kring 1 600 engagerade, kompetenta och stolta kollegor vars verksamheter tillsammans omsätter cirka tre miljarder kronor årligen. På vår webbplats www.skane.se/regionservice får du veta mer om oss.

Regionservice fastighetsdivision förvaltar och utvecklar Region Skånes fastighetsbestånd. Då Region Skånes kärnverksamhet är att bedriva vård, är våra eget ägda fastigheter sjukhus. Vi har därtill en omfattande inhyrning som framför allt omfattar vårdcentraler och folktandvårdskliniker. Sjukhus är tekniskt komplexa fastigheter med mycket höga krav på driftsäkerhet och redundans – vi jobbar med Skånes mest spännande fastighetsbestånd!


ARBETSUPPGIFTER
Som chefssekreterare inom Fastighetsdivisionen kommer du att ge kvalificerat stöd till divisionschefen. Tjänsten innebär både administrativ support och stöd i själva verksamheten så att chefen kan fokusera på strategiska frågor och övergripande ledning.

Du har god förståelse och insikt i alla de roller och funktioner som krävs för att få hjulen att snurra. Du är ett naturligt stöd i ledningsgruppsmöten och den som fångar upp information och för protokoll på ett effektivt och korrekt sätt. Du kommer att vara den som alla, både internt och externt, vänder sig till när divisionschefen inte är tillgänglig vilket ställer krav på att du kan hantera arbetsflöden och prioritera. Du kommer att arbeta nära divisionschefen och ansvarar för att på ett smidigt och förnuftigt sätt sovra och korrespondera. Du stöder också övriga chefer inom fastighetsdivisionen vid behov.

Utöver protokollskrivning för ledningsgrupp ingår som exempel även protokoll för samverkansgrupp, mötesbokning, praktiska ansvar för nyckelhantering, beställningar, diarie-, arkivansvar, organisera internutbildningar samt publikation på intranät för intern kommunikation.

KVALIFIKATIONER
För denna roll krävs att du har tidigare erfarenhet av liknande arbetsuppgifter som sekreterare eller assistent, dock minst 3 år. Vi kan se kandidater med varierande bakgrund och utbildning som lämpade för den här tjänsten, dock lägst gymnasienivå. Kanske har du arbetat som handläggare, inom service eller administration, med HR- socionom- eller annan lämplig utbildningsbakgrund.

Ett absolut krav är att du har mycket goda kunskaper i svenska språket, i såväl tal som skrift samt att du är en duktig kommunikatör. Datorn är ett naturligt arbetsredskap för dig och du behärskar Officepaketet utan problem.

Utöver din formella kompetens är vi väldigt intresserade av dina personliga egenskaper. Vi ser gärna att du har ett proaktivt och nätverkande sätt och en god förmåga att ta till dig olika signaler från organisationen. Du kan koordinera, organisera samt fatta de beslut som krävs för att få alla detaljer att falla på plats. I din arbetsdag föredrar du ordning och reda och du trivs i tempofyllda och föränderliga arbetsdagar som ställer kravet att du snabbt och enkelt sätter dig in i nya situationer. Det vi vet med säkerhet är att du är trygg och orädd i dig själv samt att du står för service, engagemang och tillgänglighet.

Har du viljan och engagemanget? Då kan vi erbjuda dig en stimulerande tjänst med goda utvecklingsmöjligheter.

Vi använder oss av löpande urval i denna rekrytering varför du är välkommen med din ansökan så snart som möjligt!