Chefssekreterare till Administrativt stöd

Välkommen till en arbetsplats där du får vara delaktig i en varierande vardag där du dagligen möter frågor av olika karaktär. Du kommer vara den som på ett professionellt och serviceinriktat sätt assisterar, stödjer och koordinerar arbetet och vardagen för några av Region Västmanlands direktörer.

Välkommen till en arbetsplats där du är mitt i livet och samhället. Och gör skillnad varje dag. På riktigt.


Arbetsuppgifter

Som chefssekreterare erbjuder du ett brett administrativt stöd åt några av Region Västmanlands direktörer. Du ansvarar för den administrativa servicen och arbetar självständigt med mötesplanering, planering av större sammankomster, administrera kallelser och bokningar.

I arbetsuppgifterna ingår också att delta i olika möten och ansvara för dagordning, utskick och minnesanteckningar samt vara ett administrativt stöd i system gällande bland annat personal och fakturering. Rollen är levande och kommer att utvecklas med tiden, framförallt åt ett mer digitaliserat arbetsätt och med digitala arbetsverktyg.

Du har god framförhållning och ligger därför alltid steget före i planeringen och förutser vilka behov som uppkommer. Du är noga med detaljerna utan att tappa helhetsbilden. 


Vi erbjuder dig:


• Ett arbete i en varierande verksamhet med stort kontaktnät
• Möjlighet till god inblick i det politiska arbetet
• En arbetsplats som värdesätter din kompetens och som arbetar för att du ska få utnyttja den på ett flexibelt sätt

Läs mer om våra förmåner här: https://regionvastmanland.se/jobba-med-oss/dina-formaner/


Om arbetsplatsen

Inom Regionkontoret finns verksamheter som är gemensamma för hela regionen och inom denna förvaltning finns Centrum för administration. Centrumbildningen har i uppgift att bland annat säkra stödet till den politiska och administrativa ledningen. I centrumbildningen är också enheten för administrativt stöd organiserad och där arbetar idag tre medarbetare samt administrativ chef. Du arbetar på uppdrag av några av regionens direktörer.

Vi sitter i ingång 4 i den gamla sjukhusbyggnaden i Västerås.


Kvalifikationer

Vi söker dig som har gymnasieutbildning eller motsvarande och minst fem års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete med inriktning mot en sekreterarroll. Har du eftergymnasial utbildning inom administration och/eller ledarskapserfarenhet ser vi det som meriterande.  

En stor del av ditt arbete är att kommunicera både muntligen och skriftligen och för det krävs mycket goda kunskaper i svenska både i tal och skrift. Vi ser att du har stor erfarenhet av att arbeta med digitala arbetsverktyg samt mycket god datavana. Du har mycket goda kunskaper i Microsoft Office paketet och Teams samt erfarenhet av att arbeta i administrativa system. Meriterande är erfarenhet av att arbeta i personalsystemet Heroma och fakturasystemet Agresso.

För att passa hos oss och i rollen som chefssekreterare tror vi att du behöver vara trygg i dig själv och snabbt kunna anpassa dig till olika situationer. Du har hög integritet, samtidigt som du har förmåga att sätta dig in i andras perspektiv och vara förutseende för andras behov. Vidare har du lätt för att hitta nya lösningar och du handlar i enlighet med fattade beslut, mål, policys och riktlinjer.

Arbetets spännvidd, i kombination med en stundtals hög arbetsbelastning, kräver att du har en god skicklighet att strukturera, planera, prioritera och har förmågan att klara av flera parallella arbetsuppgifter. Du kommer att ha många olika kontaktytor såväl interna som externa vilket kräver en god samarbetsförmåga.


Anställningsvillkor

Tillsvidareanställning heltid och arbetstiden är måndag-fredag, dagtid.

Tillträde enligt överenskommelse.

 

Välkommen med din ansökan senast 25 november 2021.

 

Intervjuer kan ske löpande så vänta inte med att skicka in din ansökan!

Bifoga gärna intyg och betygshandlingar med din ansökan.

Vi tackar nej till dig som säljer alla slags rekryteringstjänster.

Region Västmanland är en av länets största arbetsgivare med ca 7 000 anställda. Vår huvuduppgift är att bidra till ett gott liv för västmanlänningar. Det gör vi genom att arbeta med hälso- och sjukvård, tandvård, utbildning, kultur, näringslivsfrågor, kollektivtrafik och miljö. Västmanland har ett centralt läge i Mälardalen. Här finns bra boende, service och kommunikationer samt goda förutsättningar för en rik fritid.

Titta gärna på vår informationsfilm: https://youtu.be/7qLByHRP6mY