Chefssekreterare till förvaltningschef, Lasarettet i Ystad

Gör skillnad, varje dag.

Gillar du att arbeta brett med administrativa uppgifter, har en god känsla för service och har intresse för att utveckla samt förbättra det administrativa stödet till förvaltningschefen? Då kan detta vara rätt tjänst för dig!

Lasarettet i Ystad är ett akutsjukhus med dygnet runt-verksamhet och ett brett utbud av specialiserad elektiv vård. Vi erbjuder hälso- och sjukvård med hög kvalitet, tillgänglighet, helhetssyn och omtanke som kännetecken. Som ett medelstort sjukhus i sydöstra Skåne utmärker sig Ystad genom korta beslutsvägar och närhet till andra verksamheter. På lasarettet arbetar cirka 1 000 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Vi söker nu dig som är erfaren chefssekreterare och som vill arbeta i en koordinerande roll med en stor variation av arbetsuppgifter, med många kontaktytor såväl inom som utanför lasarettet.

I rollen som chefssekreterare blir du förvaltningschefens högra hand och har en viktig roll gentemot förvaltningschefen men också mot övriga du möter. Du arbetar tillsammans med förvaltningschefen och har ett helhetsansvar för dennes mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. I din roll har du också ansvar för sammanställning av material inför möten, mötesanteckningar, uppföljning av ledningsgruppens arbete samt samverkan och MBL. För att säkerställa ledningsarbetet bidrar du med att ta fram presentationer, förbereda underlag, bistå i framtagandet av beslutshandlingar samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang. I rollen ingår även att vara kontors- och beställningsansvarig och där fakturahantering och viss hantering i personalsystem är en del av dina arbetsuppgifter.

I din roll är du delaktig i utvecklingen av arbetet och rutinerna för våra verksamheters chefssekreterare. Du samarbetar också med stabschefens sekreterare så att administrativa arbetsuppgifter säkerställs. Du ingår i lasarettets nätverk för chefssekreterare där ni tillsammans utbyter erfarenheter, utvecklar och effektiviserar organisationens administrativa processer.

KVALIFIKATIONER
Vi riktar oss till dig som har gedigen och flerårig erfarenhet i en liknande roll där du har arbetat kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter åt chef med högre chefsbefattning. Du har en relevant eftergymnasial utbildning eller en annan utbildning och erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Mycket god mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift är ett krav för tjänsten. Därtill har du även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote och SharePoint samt en allmänt god IT-kompetens.
Du har erfarenhet av att koordinera samt organisera andras arbete. Vi ser det som en självklarhet att du har ett intresse av förbättringsarbete och att du ser möjligheter att effektivisera arbetssätt samt rutiner.

Som person är du är strukturerad, noggrann och har en hög känsla för service och det där lilla extra. Det är viktigt att du är utåtriktad, har förmåga att prioritera, är lyhörd och har lätt för att skapa goda relationer. För oss är personlighet och engagemang viktiga egenskaper liksom integritet, ödmjukhet och professionalism. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Varmt välkommen med din ansökan, vi ser fram emot att lära känna dig!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

På https://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.