Chefssekreterare till förvaltningsdirektören, Digitalisering IT och MT

Gör skillnad. Varje dag.

Drivs du av att arbeta brett med administrativa uppgifter och har ett intresse för utveckling och förbättring? Vi söker en erfaren chefssekreterare som är van vid en koordinerande roll. Vi erbjuder en intressant tjänst med stor variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor.

Förvaltningen Digitalisering IT och MT bildades i januari 2020 och ger stöd och service till den skånska hälso- och sjukvården. Förvaltningens uppdrag är att införa en modern och sammanhållen digital vårdmiljö parallellt med drift och effektiv konsolidering av dagens befintliga IT-miljö. I uppdraget ingår förvaltning och support av befintliga och kommande system samt att ansvara för att, genom hela produktlivscykeln, upprätthålla driftsäkerheten av Region Skånes medicintekniska produkter (MTP) och bistå Region Skånes olika verksamheter och samarbetspartners med teknisk kompetens och support i medicintekniskt relaterade ärenden.

Förvaltningen ansvarar också för de grundläggande vårdinformationssystemen, och driver utvecklingen av framtidens vårdinformation samt möjliggör arbetet med digitalisering och införande av nya arbetssätt i Region Skånes verksamheter.

ARBETSUPPGIFTER
Som sekreterare till förvaltningsdirektören har du en betydelsefull roll gentemot denne men också mot övriga i organisationen. Du arbetar sida vid sida med förvaltningsdirektören och har ett helhetsansvar för chefens mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. Som chefssekreterare bidrar du aktivt i den förvaltningsövergripande ledningsgruppen och du är också den som ansvarar för de administrativa arbetsuppgifterna såsom sammankallning, planering, mötesbokning, sammanställning av material inför möten, mötesanteckningar samt uppföljning av ledningsgruppens arbete.

I det löpande arbetet ingår uppgifter som att skapa presentationer, förbereda kommunikationsunderlag, sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang. Även fakturahantering i vårt ekonomisystem Raindance och viss hantering i personalsystem är en del av chefssekreterarens arbetsuppgifter.

Tillsammans med andra chefssekreterare i Region Skåne ingår du i ett gemensamt nätverk som stödjer varandra i vardagen. Grupperingen arbetar också för att effektivisera och utveckla administrativa processer och rutiner inom förvaltningsledningsnivå.

Tjänsten kan komma att utvecklas beroende på dina intressen och din personlighet. Placeringsort är Lund, men resor inom regionen i tjänsten förekommer.

KVALIFIKATIONER
Du som söker har en relevant eftergymnasial utbildning. Alternativt har du en annan utbildning och/eller erfarenhet som av arbetsgivaren bedöms som likvärdig. Utöver din utbildning har du flera års erfarenhet från en liknande roll där du har arbetat kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter. Vi ser gärna att du tidigare har arbetat i nära samarbete med verksamheten, ledningen och stabsfunktioner såsom HR, ekonomi och kommunikation. Du har mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Vidare har du även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och SharePoint samt en allmänt god IT-kompetens.

Det är meriterande om du som söker har arbetat i en politiskt styrd organisation eller inom IT-branschen och känner dig väl förtrogen med tekniska begrepp. Även kunskaper i fakturahanterings- och personalsystem såsom HR-fönster och Raindance är en fördel, liksom goda kunskaper i engelska språket.

Vi söker dig med god känsla för service, som är trygg i dig själv och brinner för samarbete, kommunikation och relationer. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter. För att lyckas i rollen är du prestigelös och lösningsorienterad, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang. Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!