Chefssekreterare till Gemensam servicefunktion i Lund

Gör skillnad. Varje dag.

Gemensam servicefunktion är ett verksamhetsområde inom Regionservice med uppdrag att leverera tjänster inom områdena Ekonomi, HR och Kundcenter. Tillsammans är vi ett av Sveriges största Shared Service Center med cirka 380 medarbetare. Vår målbild är att vi ska vara en samarbetspartner som genom engagemang och nytänkande gör skillnad och frigör tid för Region Skånes kärnverksamhet och därmed göra nytta för medborgarna i Skåne. Vi ska vara den bästa och självklara partnern som levererar service i världsklass!

Staben har ett övergripande uppdrag att tillsammans med verksamhetschefen driva verksamhetsområdets vision och mål. Vi arbetar med fokus på service, förändringsarbete, effektivitet och att vara en attraktiv arbetsgivare. Vi är idag en grupp om sju medarbetare som alla äger och driver olika verksamhetsövergripande områden och initiativ med stort engagemang och hjärta för varandra och våra uppdrag.

ARBETSUPPGIFTER
Drivs du av att arbeta brett med administrativa uppgifter och har ett intresse för utveckling och förbättring? Vi söker en erfaren chefssekreterare som är van vid och som trivs i en koordinerande roll där du arbetar med flera olika uppgifter samtidigt. Vi erbjuder en tjänst med stor variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor.

Som chefssekreterare har du en betydelsefull roll för verksamhetsområdet gentemot den övriga organisationen. Du arbetar nära verksamhetschefen och avlastar huvudsakligen hen i det vardagliga arbetet. Du hjälper även de tre områdescheferna inom verksamhetsområdet. Vidare har du en god överblick över verksamhetschefens agenda, planerar och bokar möten, hanterar arbetsflöden och gör prioriteringar samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan.
Som chefssekreterare bidrar du aktivt i ledningsgruppen för verksamhetsområdet och du är också den som ansvarar för de administrativa arbetsuppgifterna såsom planering, mötesbokning, sammanställa material inför möten, mötesanteckningar samt uppföljning av ledningsgruppens arbete.

I det löpande arbetet ingår uppgifter som att skapa presentationer, sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang. Även fakturahantering i vårt ekonomisystem Raindance är en del av dina arbetsuppgifter. Vid behov deltar du även i andra arbetsuppgifter såväl inom det egna verksamhetsområdet som inom Regionservice.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med god känsla för service, som är trygg i dig själv och brinner för samarbete och kommunikation. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter. För att lyckas i rollen behöver du vara en person som är prestigelös och lösningsorienterad, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang. Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart.

Gällande de formella kraven har du gymnasiekompetens och vi ser positivt på att du har eftergymnasial utbildning inom administration. Du har flera års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter samt några års erfarenhet som chefssekreterare eller motsvarande roll. Du har goda kunskaper i svenska och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Du har också mycket goda kunskaper i Office 365. En förutsättning för att lyckas i rollen är att du har lätt för att sätta dig in i nya digitala system. Vi ser positivt på om du har en relevant eftergymnasial utbildning för kvalificerade assistent- och sekreterararbetsuppgifter. Det är meriterande om du har erfarenhet från en politiskt styrd organisation.

Vi är en arbetsgivare som har ett tillitsbaserat ledarskap där vi lever våra värderingar: Välkomnande, drivande omtanke och respekt.

I denna rekrytering tillämpas löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

Regionservice är Region Skånes serviceförvaltning med ansvar för måltider, lokalvård, inrednings- och textiltjänster samt administrativa tjänster inom ekonomi- och HR. Vi utför även patienttransporter inom sjukhusområdet samt transporterar av olika sorters gods i hela Skåne.
Att arbeta med servicelösningar för sjukvården i Region Skåne är ett stort och utmanande uppdrag. Vi är 2 200 engagerade, kompetenta och stolta kollegor vars verksamheter tillsammans omsätter cirka två miljarder kronor årligen. Vårt viktigaste uppdrag är att ge den skånska hälso- och sjukvården de bästa förutsättningarna för att patienterna ska få en god och säker vård.

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.