Chefssekreterare till Psykiatri, habilitering och hjälpmedel i Malmö

Gör skillnad. Varje dag.

Förvaltning Psykiatri, habilitering och hjälpmedel är en av region Skånes hälso- och sjukvårdsförvaltningar och erbjuder specialistpsykiatrisk vård, första linjens psykiatri för barn och unga, habilitering, rehabilitering, hjälpmedel, tolkservice och sexuell hälsa för barn och unga. Förvaltningen bedriver även forsknings-, utvecklings- och utbildningsverksamhet. Vi finns i hela Skåne med cirka 4 800 medarbetare.

I förvaltningsstaben ingår de övergripande funktionerna, HR, ekonomi, digitialisering, Fouu, kommunikation och patientsäkerhet. Vi är placerade i Medicon Village lokaler i Lund. Tjänsten avser chefssekreterare till förvaltningschefen men ligger organisatoriskt i patientsäkerhetsenheten och närmsta chef är enhetschefen för patientsäkerhet.

ARBETSUPPGIFTER
Som chefssekreterare till förvaltningschefen har du en betydelsefull roll för förvaltningen gentemot den övriga organisationen. Du arbetar nära förvaltningschefen och avlastar huvudsakligen hen i det vardagliga arbetet. Vidare hjälper du även vid behov stabscheferna inom förvaltningen. Du har en god överblick över förvaltningschefens agenda, planerar och bokar möten, hanterar arbetsflöden och gör prioriteringar samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan. Som chefssekreterare bidrar du aktivt i förvaltningens ledningsgrupp. Du är också den som ansvarar för de administrativa arbetsuppgifterna såsom planering, mötesbokning, sammanställa material inför möten, mötesanteckningar samt uppföljning av ledningsgruppens arbete.

I det löpande arbetet ingår uppgifter som att sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang. Även fakturahantering i vårt ekonomisystem Raindance och beställningar är en del av dina arbetsuppgifter. Förvaltningen har påbörjat arbetet med att implementera ett kvalitetsledningssystem och som chefssekreterare kommer du vara aktiv i detta arbete. Du skriver minnesanteckningar i en del förvaltningsövergripande grupper, är vår kontaktperson för våra lokaler på Medicon Village och arbetet innebär även praktiska arbetsuppgifter kring bland annat sociala arrangemang på arbetsplatsen.

Därtill har du ansvar för, och sammankallar chefssekreterargruppen för information och diskussion om arbetssätt och implementering av nya rutiner och arbetssätt. Du samarbetar med sekreteraren i Enheten patientsäkerhet vid frånvaro. Här ingår Lex Maria-hantering. Förbereda, iordningsställa och skicka till IVO samt diariet och hantering av inkommande ärenden. Som chefssekreterare kommer du vara underställd enhetschefen för Patientsäkerhet.

Är du nyfiken på att höra mer om ledarskap inom vår förvaltning? Förvaltningschef Katarina Hartman intervjuas i regionens chefspodd om sin syn på ledarskap:

https://soundcloud.com/rs-chefspodd/chefspodd-katarina-hartman/s-9krAEQxBsS9?utm_source=clipboard&utm_medium=text&utm_campaign=social_sharing

KVALIFIKATIONER
Vi välkomnar dig med god känsla för service, som är trygg i dig själv och brinner för samarbete och kommunikation. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter. För att lyckas i rollen behöver du vara en person som är prestigelös och lösningsorienterad, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang. Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Gällande de formella kraven har du gymnasiekompetens. Du har erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom hälso och sjukvård och vi ser det som meriterande om du har erfarenhet som chefssekreterare eller motsvarande roll. Goda kunskaper i svenska och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift är en förutsättning för tjänsten, likaså mycket goda kunskaper i Office 365. För att lyckas i rollen har du lätt för att sätta dig in i nya digitala system. Det är även meriterande om du har en relevant eftergymnasial utbildning för kvalificerade assistent- och sekreterararbetsuppgifter samt om du har erfarenhet från en politiskt styrd organisation.

Vi är en arbetsgivare som har ett tillitsbaserat ledarskap där vi lever våra värderingar: Välkomnande, drivande omtanke och respekt.

Varmt välkommen med din ansökan, vi ser fram emot att lära känna dig!

Vi planerar att hålla intervjuer 6/11 och 12/11

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

På https://www.skane.se/ledigajobb kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.