Chefssekreterare till Regionfastigheter, Malmö

Gör skillnad. Varje dag.

Regionfastigheter utvecklar och förvaltar Region Skånes fastigheter. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne. Regionfastigheter projektleder, bygger och utvecklar stora komplexa projekt i känslig sjukhusmiljö.

Vi förvaltar fastigheter och avancerade tekniska system och måste kunna garantera hög driftsäkerhet årets alla dagar. Vårt arbete är en förutsättning för säker och trygg vård.

Vi bygger också ut infrastrukturen för kollektivtrafiken i Skåne, med nya servicedepåer för buss, spårvagn och tåg.


ARBETSUPPGIFTER
Efter omorganisation inom regionfastigheter har det bildats ett nytt verksamhetsområde (VO) Teknik och vi söker därför en chefssekreterare. Du får en central, ansvarsfull och varierande tjänst. Du kommer att stötta verksamhetschefen samt främst ytterligare 3 chefer som ingår i VO Teknisk ledningsgruppen i det dagliga arbetet.
Detta innebär att du bland annat:

• Har ett helhetsansvar för kalender och planering av chefens tid och är chefens kontaktyta gentemot organisationen
• Organiserar ledningsgruppsmöten, skickar kallelser, sammanställer material inför möten och andra större arrangemang
• Deltar och sköter dokumentationen i möten
• Producerar presentationsmaterial och i vissa delar arbetar med den interna kommunikationen tillsammans med kommunikationsansvarig
• Tillsammans med de andra chefssekreterarna arbeta med att utveckla och förenkla administrativa processer och rutiner

Du kommer även ansvara för kvalificerade administrativa uppgifter som exempelvis verksamhetsområdets dokumentportal, dokumenthantering samt bevaka ärendelistor och viss statistik hantering. Andra förekommande arbetsuppgifter är registrering i HR-system, resebeställningar samt viss fakturahantering.

Dina interna kontaktytor är i huvudsak verksamhetsområdets chefer, kommunikationsavdelningen och de andra två chefssekreterarna inom Regionfastigheter.

Placeringsort är Malmö men då VO Teknik har medarbetare i hela Skåne förekommer resor i tjänsten inom Skåne.



KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med gymnasieutbildning och gärna även eftergymnasial utbildning inom administration eller motsvarande som bedöms likvärdig. Du har gedigen erfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter av olika slag. Du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter och då i en roll som chefssekreterare eller motsvarande. Goda kunskaper i svenska och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift är en förutsättning för att klara av arbetet. Du har tillika mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook och SharePoint samt en allmänt god IT-kompetens.

Detta är en roll för dig som trivs i en miljö med stundtals högt tempo och höga krav på ordning och reda. Du är en god, ansvarstagande organisatör med ett strukturerat arbetssätt karaktäriserat av professionalism, initiativrikedom och flexibilitet. Vi tror också att du är proaktiv och kan arbeta såväl självständigt som i grupp. Viktigt för tjänsten är hög servicekänsla samt att kunna prioritera och se helheten. Du trivs med varierande arbetsuppgifter och har vilja att prova nya saker. Intresse för utvecklings- och förändringsarbete är något vi ser som viktigt för att kunna bidra i verksamhetsområdets utveckling och förenkling av administrativa rutiner och processer

Vi sätter också stort värde på att du delar Region Skånes värdegrund och bidrar till trivseln på vår arbetsplats.


ÖVRIGT
Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne.
Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt som grund för allt vi gör.

Regionfastigheter utvecklar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt 1 miljon m2 i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 m2 runt om i Skåne av andra fastighetsägare.

Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne, och bygger ut infrastrukturen med en servicedepå för Öresundstågen, spårvagnsdepå i Lund och planerar för flera nya bussdepåer.

Vi är cirka 350 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne.
skane.se/vibygger

Region Skåne står de närmaste åren inför stora fastighetsinvesteringar, framför allt på sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Läs mer på www.skane.se/framtidenssjukvard

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare:
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.