Chefssekreterare till Regionfastigheter, VO Strategiska Projekt och Basproj

Gör skillnad. Varje dag.

Drivs du av att arbeta brett med administrativa frågor och har ett stort intresse för utveckling och förbättring? Motiveras du av att kunna påverka din roll? Har du dessutom en bakgrund från bygg/ eller teknikområdet? Då kan tjänsten som chefssekreterare vara rätt roll för dig!

Vi söker nu en engagerad och driven chefssekreterare till verksamhetsområdena (VO) Strategiska Projekt och Basprojekt, med placering i Malmö.

Regionfastigheter utvecklar och förvaltar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt en miljon kvadratmeter i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 kvadratmeter runt om i Skåne av andra fastighetsägare. Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne. Regionfastigheter projektleder, bygger och utvecklar stora komplexa projekt i en känslig sjukhusmiljö. Vi förvaltar fastigheter och avancerade tekniska system och måste kunna garantera hög driftsäkerhet årets alla dagar. Vårt arbete är en förutsättning för säker och trygg vård. Vi bygger också ut infrastrukturen för kollektivtrafiken i Skåne, med flera nya servicedepåer för buss, spårvagn och tåg.

Vi är cirka 350 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne. skane.se/vibygger

ARBETSUPPGIFTER
I din roll som chefssekreterare får du möjlighet att arbeta i en central och spännande roll som innebär mycket ansvar med möjlighet att kunna påverka din roll. Dina främsta arbetsuppgifter kommer att innebära att avlasta två verksamhetschefer i administrativt arbete, samt se till att olika engagemang/uppdrag fungerar på ett optimalt sätt inom verksamhetsområdena.

Som chefssekreterare arbetar du med övriga chefer inom verksamhetsområdena där du vidare kommer att delta i ledningsgrupperna. Du ansvarar för kvalificerade administrativa arbetsuppgifter som exempelvis verksamhetsområdets dokumentportal och dokumenthantering. Tjänsten är bred och utvecklande och innebär ett stort inflytande med möjlighet att kunna påverka din framtid.

Vidare kommer din roll att innebära följande:

• Helhetsansvar för kalendrar och planering av chefens tid där du som chefssekreterare är ansiktet utåt och en första kontakt gentemot övrig organisation.
• Organisering och närvaro vid ledningsgruppsmöten, där du skickar kallelser, sammanställer material inför olika typer av möten och andra större rese- och mötesarrangemang.
• Framtagande av presentationsmaterial där du i vissa delar även arbetar med den interna kommunikationen tillsammans med kommunikationsansvarig.
• Att utveckla och förenkla administrativa processer och rutiner.
• Administrera handlingar för införande i diarie/ arkiv samt vara behjälplig med administrationen kring nyanställningar och introduktion.
• Att vara super-user för verksamhetsområdets del i ledningssystemet.
• Fakturahantering, kontering och sak attest samt viss ekonomisk uppföljning.

Tjänsten är placerad i Malmö där vi vill göra dig uppmärksam på att det kommer att förekomma en del resor inom tjänsten.

KVALIFIKATIONER
Du som söker har en relevant eftergymnasial utbildning för kvalificerade assistent/sekreterararbetsuppgifter, alternativt motsvarande som bedöms likvärdigt. Utöver din utbildning har du flera års erfarenhet från att ha arbetat kvalificerat med administrativa arbetsuppgifter, med ett intresse för utvecklings- och förändringsarbete. Du har goda kunskaper i svenska och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Vidare har du även mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och SharePoint samt en allmänt god IT-kompetens.

Vi ser det som meriterande om du som söker tidigare har arbetat i en organisation inom bygg/teknik/infrastruktur och känner dig väl förtrogen med tekniska begrepp. Det är även starkt meriterande om du har arbetat som assistent och med viss ekonomiadministration på ledningsnivå.

Du som person är proaktiv och får saker att hända. Därutöver har du ett strukturerat och professionellt förhållningssätt och trivs i en miljö där tempot stundtals är högt och som ställer höga krav på ordning och struktur. Vidare har du lätt för att arbeta såväl självständigt som i grupp, samtidigt som du som person värdesätter en hög integritet. För att lyckas i rollen har du en hög servicekänsla samt en naturlig fallenhet för att se till helheten där du lätt prioriterar bland dina arbetsuppgifter.

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

Regionfastigheter utvecklar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt 1 miljon m2 i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 m2 runt om i Skåne av andra fastighetsägare. Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne, och bygger ut infrastrukturen med en servicedepå för Öresundstågen, spårvagnsdepå i Lund och planerar för flera nya bussdepåer. Vi är cirka 350 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne. skane.se/vibygger

Region Skåne står de närmaste åren inför stora fastighetsinvesteringar, framför allt på sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Läs mer på www.skane.se/framtidenssjukvard

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.