Chefssekreterare till Sjöstridsskolan

Sjöstridsskolan (SSS) lägger grunden till svensk marin förmåga. Fokus för SSS verksamhet är de marina förbandens förmåga till väpnad strid. Detta fokus ska utgöra dimensionerande krav för all utbildning, utveckling och förbandsträning vid SSS, och där det önskade slutläget är ökad tillgänglighet med samtränade marina krigsförband.

Är du en strukturerad, serviceinriktad och stresstålig person med hög social kompetens och har erfarenhet av att stötta chefer på ledningsgruppsnivå?

Då kan detta vara något för dig! Vi lovar dig innehållsrika och intressanta dagar med stor variation där du är med och stöttar chefen för Sjöstridsskolan och förbandsledningen för bästa möjliga administrativa support.

Om avdelningen

Som chefssekreterare får du en spännande och utvecklande roll där du blir en del av marinen och Sjöstridsskolan med tjänstgöringsort Karlskrona. Tjänsten arbetsleds av skolchefen och stabschefen.

Avdelningen består av både militär och civil personal med blandad ålder och kompetens.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Du kommer att ha en viktig roll i att stödja skolchefen i dennes vardag och dina arbetsuppgifter kommer att innebära både en stor bredd och variation. Du har det övergripande ansvaret för att samordna och stödja förbandsledningens olika verksamheter, både internt inom Sjöstridsskolan och externt vid kontakter med t.ex. andra förband, myndigheter, organisationer och näringsliv.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:


• Utgöra chefsstöd för skolchefen, stf skolchefen och skolförvaltaren.
• Sköta administration såsom kalenderhantering, publicering av riktlinjer, konferensbokningar, resebokningar, hantera utrikes tjänsteresor för förbandets personal, hantera fakturor, kontrakt, beställningar och inköp. Samförvaring/sambruksavtal i Vidar mm.
• Leda veckovisa kalendermöten.
• Stödja vid planering och genomförande av viss besöksverksamhet och ceremonier vid Sjöstridsskolan.
• Planera och samordna förbandets uppvaktningar, avtackningar samt NOR. Göra inköp av gåvor, grafiska produkter, gravering mm.
• Vara sekreterare vid möten såsom Arbetsmiljökommittémöten, Medaljnämnd, Ledningsgruppsmöten, Förbandsnämnd mm.
• Vara inventeringsförrättare av H-handlingar, sjökort och publikationer.
• Agera som övergripande stöd för skolchefen genom att handlägga ärenden gällande besökstillstånd.
• Utföra säkerhetsprövning och registerkontroller.

Rollens karaktär gör att det är av yttersta vikt att du har en mycket hög integritet, är professionell, flexibel samt kan arbeta med konfidentiell information. I rollen ingår även att vara visst stöd i övrigt förekommande administrativa uppgifter på staben.

Kvalifikationer


• 3-årig gymnasieutbildning med godkända betyg eller likvärdig utbildning/arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• Dokumenterad erfarenhet av tjänst som innebär chefsstöd.
• Mycket goda kunskaper i MS office.
• Goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift.
• B-körkort 

Meriterande


• Tidigare tjänstgöring inom Försvarsmakten.
• Erfarenhet av att arbeta i SAP/PRIO.
• Erfarenhet av ärendehanteringssystem t.ex. VIDAR.
• Utbildning i IT-systemet ISUS.
• Utbildning och erfarenhet av arbete med säkerhetsprövning.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med målet att alltid leverera högkvalitativt chefsstöd. Du är serviceinriktad med en hög integritet. Du har förmåga att arbeta såväl självständigt som tillsammans med kollegor. I kontakten med andra är du lyhörd och förtroendeskapande.

För att passa i befattningen bör du trivas i en miljö som kännetecknas av högt arbetstempo, med en blandning av rutinärenden och nya utmaningar. Du har ett lösningsorienterat och prestigelöst förhållningssätt och har lätt för att prioritera bland många arbetsuppgifter samt är bekväm med att ta beslut. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se).

Övrigt

Tjänsten är en civil tillsvidareanställning på 100% med 40 timmars arbetsvecka. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning för dig som inte är anställd i myndigheten.

Placeringsort: Karlskrona

Tillträdesdatum: Enligt överenskommelse

Individuell lönesättning tillämpas. Ange löneanspråk.

Tjänsteresor kan förekomma samt deltagande i övningsverksamhet.

Kontaktpersoner

För upplysningar om tjänsten kontaktar du: Tomas Martinsson 

För upplysningar om rekryteringsprocessen kontaktar du: Ann-Sofie Löthagen 



Fackliga företrädare
Försvarsförbundet, Jimmy Svensson
Officersförbundet, Tobias Danielsson
SACO S, Malin Pagels
SEKO, Jan-Anders Nilsson

Samtliga nås via FM växel 0455-85 000

Välkommen med din ansökan senast 2024-01-08

Din ansökan ska innehålla CV och personligt brev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats.

Försvarsmakten ger dig möjlighet att utvecklas som människa och växa i din professionella roll. Vi är en ansvarstagande arbetsgivare och har en öppen organisation där vi ställer upp för varandra.

I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård och bra balans mellan arbete och privatliv.

Försvarsmakten tillvaratar de kvaliteter som mångfald och jämn könsfördelning tillför verksamheten. Vi välkomnar därför sökanden med olika bakgrund och erfarenheter i våra rekryteringar.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.