Chefssekreterare till Verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd

Vill du bidra till Sveriges största kunskapsbank inom specialpedagogik? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande ska kunna utvecklas och nå målen i sin utbildning – oavsett funktionsförmåga. Vi erbjuder stöd till förskolor och skolor i hela landet som vill skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Vi driver också flera specialskolor, fördelar statsbidrag och utvecklar läromedel. Myndigheten har cirka 1 200 medarbetare och verksamhet i hela landet.

Som medarbetare hos oss får du arbeta för allas lika värde i en organisation där delaktighet och engagerade medarbetare värderas högt. Vi ser ett stort värde i att ha medarbetare som mår bra och satsar därför mycket på friskvård och kompetensutveckling. Hos oss har du frihet att påverka ditt arbete. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb


Just nu befinner sig myndigheten i ett spännande utvecklingsarbete med en tydlig målbild. Vi strävar efter att vara en erkänd kunskapsaktör, en ledande utvecklingsaktör, en förebyggande stödaktör och en pådrivande rättighetsaktör.
Vi söker nu en chefssekreterare till Verksamhetsstödsenheten. Placeringsort är Luleå men beroende på sökandes kompetens kan placering vid något av våra andra kontor komma ifråga.
Verksamhetsstödsenheten inrättades 1 januari 2019 som ett led i ett myndighetsövergripande förändringsarbete och omfattar för närvarande 26 medarbetare.
Verksamhetsstödsenheten tillhör verksamhetsområde Specialpedagogiskt stöd. Vi ger stöd till verksamhetsområdets chefer så att de kan fokusera på ledarskapet och till våra medarbetare så att de kan fokusera på våra målgruppers behov. Vi ger bland annat stöd inom områdena ekonomi- och verksamhetsstyrning, ekonomiadministration, personaladministration, bidragshantering och kursadministration.


ARBETSUPPGIFTER
Chefssekreteraren kommer att följa verksamhetsområdeschefens agenda och det innebär att dagarna kan innehålla olika arbetsuppgifter beroende på vad som händer i och utanför verksamhetsområdet. Fokus i arbetet kommer att innebära att vara ett nära stöd till verksamhetsområdeschefen samt agera sekreterare vid flertalet mötesforum.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:
• Vara ett nära stöd till verksamhetsområdeschefen i vardagen exempelvis koordinera förfrågningar, koordinera resor, hantera kalender och liknande. Ge annat löpande administrativt stöd vid behov.
• Vara sekreterare vid möten i Verksamhetsområdets ledningsgrupp, samverkansgrupp och planeringsgrupp.
• Planera, strukturera och administrera aktiviteter såsom chefsmöten för verksamhetsområdets samtliga chefer, ledningsgruppens möten etc. Se till att allt praktiskt runt dessa sammankomster fungerar smidigt.
• Administrera beslut, föredragningar samt upprätta beslutsförslag.
• Ansvara för att se till att verksamhetsområdeschefens allmänna handlingar diarieförs.

Du kommer att finnas i ett sammanhang tillsammans med övriga funktioner i verksamhetsområdeschefens planeringsgrupp.

Då myndigheten finns inom stora delar av landet använder Teams, Skype och Zoom för arbete och möten på distans. Resor i tjänsten kan förekomma.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har:
• Studier från högskola, universitet eller annan eftergymnasial utbildning, inom ett för specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område.
• Minst 3 års erfarenhet av att vara ett nära administrativt stöd till en chef eller beslutsfattare i offentlig förvaltning eller privat näringsliv.
• Minst 3 års erfarenhet av att koordinera möten, konferenser eller andra större sammankomster.
• Erfarenhet av arbete på statlig myndighet eller kommun, gärna inom förvaltning, beslutsadministration eller styrning.
• Mycket goda kunskaper att uttrycka dig tydligt och korrekt på svenska och engelska.
•Goda kunskaper i Officepaketet (Word, Excel, Powerpoint).

Det är meriterande om du har:
•Goda kunskaper i system för verksamhetsplanering, uppföljning och ärendehantering, exempelvis Stratsys och W3D3.
• Erfarenhet från skolvärlden eller ett för Specialpedagogiska skolmyndigheten relevant område.
• Kunskap i svenskt teckenspråk.

Personliga egenskaper
Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person trivs du att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring och har förmågan att hålla i och hålla ut. Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. Du har lätt för att se helheten och har en förmåga att prioritera. Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor.

För att lyckas i rollen som chefssekreterare behöver du även:
• Vara representativ, serviceinriktad och samarbetsorienterad med hög förmåga att bygga relationer med andra inom och utanför myndigheten.
• Kunna hantera många arbetsuppgifter parallellt, samtidigt som att du arbetar systematiskt på att få dem gjorda.
• Vara noggrann i lösandet av dina arbetsuppgifter.
• Ha förmågan att leda dig själv i din vardag och arbeta självständigt mot ett gemensamt mål.
• Ha integritet och förmåga att lyfta hinder för att du ska kunna lösa dina arbetsuppgifter.



ÖVRIGT
Vid all rekrytering sätter vi värde på de kvalitéer som jämställdhet och mångfald tillför verksamheten. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning.

I denna rekrytering samarbetar SPSM med ManpowerGroup/Jefferson Wells.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.