Chefssekreterare till VO infektionssjukdomar Malmö/Lund

Gör skillnad. Varje dag.

Verksamhetsområde (VO) infektionssjukdomar på Skånes universitetssjukhus (Sus) har verksamhet såväl i Lund som i Malmö. I Lund disponerar enheten en avdelning med 28 vårdplatser och fyra intermediära vårdplatser varav 21 öppna. I Malmö disponerar enheten två avdelningar med totalt 42 vårdplatser, varav två IVA-platser och 6 intermediära vårdplatser varav 34 öppna. Vi har också mottagning och sprutbyte på båda orter och en läkarsektion i Malmö och en i Lund.


ARBETSUPPGIFTER
Nu söker verksamhetschefen inom VO infektionssjukdomar en driven chefssekreterare med sinne för service. Låter det som något som skulle passa dig? Välkommen till vårt verksamhetsområde!

Du har en viktig stöttande funktion där du avlastar verksamhetschefen med administrativa arbetsuppgifter samt ser till att olika engagemang/uppdrag flyter på utan onödiga hinder. Du arbetar även nära stabsfunktioner inom ekonomi, verksamhetsutveckling och HR. Du har också ett nära samarbete med övriga chefer inom verksamhetsområdet för att underlätta chefernas arbetsmiljö. Du kommer även att genomföra uppföljningar av deadlines och beslut från verksamhet och förvaltning.

Som chefssekreterare har du en övergripande roll och deltar i ledningsgruppen. Det är därför viktigt med ett helhetstänk och ett intresse för utveckling och förbättring. Din tjänst är bred och utvecklande med inflytande och möjlighet att påverka och utveckla våra administrativa rutiner.
I din roll ingår bland annat arbetsuppgifter som att;
• sköta komplex kalenderhantering och mötesplanering samt hantera en del mail för verksamhetschefen
• koordinera verksamhetslednings- och fackliga möten, upprätta agenda, utforma presentationsmaterial, skriva protokoll och ansvara för uppföljning av åtgärdspunkter
• koordinera patientsäkerhetsärenden ur administrativt hänseende samt stötta verksamhetschefen med att ha tät kontakt med handläggare hos chefläkaren
• sammanställa underlag
• vid behov ta fram kommunikationsunderlag samt huvudansvarig för hemvisten på vårt gemensamma intranät
• beställningar, diarie- samt arkivansvar
• möte- och sammanträdesbokningar med det som hör till

Det är ett självständigt arbete med helhetsansvar som innebär att ta initiativ och hitta lösningar vid sidan av att du sköter det administrativa rutinarbetet. Den koordinerande funktionen är väsentlig. I rollen finns möjlighet för utvecklat ansvar beroende på din självständighet, förmåga och drivkraft.

Vi utgår från Malmö, där vi har vårt kontor, men mycket arbete är förlagt till Lund och det händer att du behöver förflytta dig under dagen.


KVALIFIKATIONER
Vi välkomnar dig som har eftergymnasial utbildning inom ekonomi, kommunikation, administration eller motsvarande. Du har en bred och grundläggande administrativ kompetens samt god datorvana där du skickligt hanterar alla delar i Officepaketet. Det är mycket meriterande om du har flerårig erfarenhet som chefsassistent, chefsstöd alternativt erfarenhet av arbete med administration på en övergripande nivå. Då arbetet innebär att du dagligen kommunicerar, både verbalt och skriftligt, är det viktigt att du behärskar det svenska språket och kan kommunicera på ett enhetligt, tydligt och enkelt sätt i såväl tal som skrift.

För att lyckas i rollen har du en hög servicekänsla och lyhördhet mot verksamhetens behov. Du stimuleras av att skapa en överblick och bygga upp en struktur genom administration, koordinering och god ordning. Du trivs med att blanda enklare administrativa uppgifter med mer komplexa frågeställningar och planerar ditt arbete på ett proaktivt sätt och du har inget emot att arbeta från olika orter (Malmö och Lund) eller att förflytta dig mellan dessa då uppdraget kräver det.

Det är av stor vikt att du är driven, självständig och initiativtagande samt att du kan hantera ett tidvis högt tempo. Du äger också en god förmåga att fånga uppgifter då de kommer. Vi värdesätter att du är positiv, engagerad och prestigelös med en förmåga att se helhetsbilden. Du tillgodogör dig lätt nya kunskaper och har ett intresse för att förbättra och förenkla arbetsuppgifter och rutiner. Du tycker om att arbeta med många olika kontaktytor och bygger framgångsrikt relationer inom och verksamheten.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan redan idag!


ÖVRIGT
Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vårt högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne. Region Skåne är en värderingsstyrd organisation som arbetar med värderingarna välkomnande, drivande, omtanke och respekt i allt vi gör.

Skånes universitetssjukhus (Sus) finns i Lund och Malmö och är landets tredje största sjukhus. Sus är ett kunskapsnav för hälso- och sjukvård i livets alla skeden på regional, nationell och internationell nivå. Våra 12 000 medarbetare är med och driver utvecklingen inom universitetssjukhusets tre uppdragsområden: vård, forskning och utbildning. Hos oss får du arbeta i en värderingsstyrd organisation som utvecklar hälso- och sjukvården tillsammans med patienter och deras närstående. Välkommen!

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.