Chefssekreterare, Verksamhetsområde Kund, Malmö

Chefssekreterare, Verksamhetsområde Kund, Malmö

Arbetsbeskrivning

Gör skillnad. Varje dag.
Regionfastigheter utvecklar och förvaltar Region Skånes fastigheter. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne. Regionfastigheter projektleder, bygger och utvecklar stora komplexa projekt i känslig sjukhusmiljö.
Vi förvaltar fastigheter och avancerade tekniska system och måste kunna garantera hög driftsäkerhet årets alla dagar. Vårt arbete är en förutsättning för säker och trygg vård. Vi bygger också ut infrastrukturen för kollektivtrafiken i Skåne, med nya servicedepåer för buss, spårvagn och tåg.

Verksamhetsområde Kund är kundens ingång till Regionfastigheter. Vi ansvarar för förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd, inhyrning av externa lokaler och förvaltning av Region Skånes konstsamling. Vi är också Region Skånes beställare och kravställare med fastighetsägarperspektivet för att bibehålla eller förbättra fastigheternas värde och funktion. Verksamhetsområdet består av tre enheter med totalt cirka 40 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Drivs du av att arbeta brett med administrativa uppgifter och har ett intresse för utveckling och förbättring? Vi söker en erfaren chefssekreterare som är van vid en koordinerande roll där du är spindeln i nätet och den som har koll på saker. Vi erbjuder en tjänst med stor variation av arbetsuppgifter och många kontaktytor.

Som chefssekreterare har du en betydelsefull roll för verksamhetsområdet gentemot den övriga organisationen. Du arbetar nära verksamhetschefen och avlastar huvudsakligen hen i det vardagliga arbetet. Ibland hjälper du även de tre enhetscheferna inom verksamhetsområdet. Du har ett helhetsansvar för chefens mejl, kalender och mötesplanering samt säkerställer att rapportering och uppdrag levereras enligt tidplan.
Som chefssekreterare bidrar du aktivt i ledningsgruppen för verksamhetsområde Kund och du är också den som ansvarar för de administrativa arbetsuppgifterna såsom planering, mötesbokning, sammanställa material inför möten, mötesanteckningar samt uppföljning av ledningsgruppens arbete.
I det löpande arbetet ingår uppgifter som att skapa presentationer, sammanställa data, informationssökning samt planering och samordning av interna och externa mötesarrangemang som kundmöten och frukostseminarier. Även fakturahantering i vårt ekonomisystem Raindance och viss hantering av personalärenden är en del av dina arbetsuppgifter.
Tillsammans med chefssekreterare inom andra verksamhetsområden har ni ett gemensamt uppdrag att effektivisera och utveckla våra administrativa processer och rutiner. Vid behov deltar du även i andra arbetsuppgifter såväl inom det egna verksamhetsområdet som inom Regionfastigheter.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med god känsla för service, som är trygg i dig själv och brinner för samarbete och kommunikation. Du är van vid att koordinera och organisera andras arbete och för dig är det viktigt att ha ordning och reda för att kunna se vad som behöver göras och prioriterar därefter. För att lyckas i rollen behöver du vara en person som är prestigelös och lösningsorienterad, du tar egna initiativ och driver arbetsuppgifter självständigt. Vidare trivs du med tempofyllda arbetsdagar som kräver att du snabbt ställer om och enkelt sätter dig in i nya sammanhang. Att du är intresserad av förbättringsarbete, ser möjligheter att effektivisera arbetssätt och rutiner ser vi som självklart.

Gällande de formella kraven har du gymnasiekompetens och vi ser positivt på att du har eftergymnasial utbildning inom administration. Du har flera års erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter samt några års erfarenhet som chefssekreterare eller motsvarande roll. Du har goda kunskaper i svenska och mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Du har också mycket goda kunskaper i Office 365, framför allt Outlook, Word, Excel, PowerPoint och SharePoint. En förutsättning för att lyckas i rollen är att du har lätt för att sätta dig in i nya digitala system. Erfarenhet av fakturahantering och registrering i personalsystem är meriterande liksom erfarenhet av att ha arbetat i fastighetsbranschen.

Vi är en arbetsgivare som har ett tillitsbaserat ledarskap där vi lever våra värderingar: Välkomnande, drivande omtanke och respekt

ÖVRIGT
Region Skåne finns till för att alla som bor i Skåne ska må bra och känna framtidstro. Genom gränslösa samarbeten och omtanke skapas de bästa förutsättningar för ett hälsosamt liv inom näringsliv, kollektivtrafik, kultur och hälso- och sjukvård i Skåne. Tillsammans gör vi livet mera möjligt.

Regionfastigheter utvecklar Region Skånes fastigheter. Vi förvaltar drygt 1 miljon m2 i egna fastigheter och ansvarar för fastighetsdrift och fastighetsunderhåll. Dessutom hyr vi cirka 500 000 m2 runt om i Skåne av andra fastighetsägare. Regionfastigheter ansvarar också för all om- och nybyggnation av Region Skånes lokaler. Just nu gör vi de största investeringarna någonsin på sjukhusområdena i Skåne, och bygger ut infrastrukturen med en servicedepå för Öresundstågen, spårvagnsdepå i Lund och planerar för flera nya bussdepåer. Vi är cirka 350 anställda med bred och stark kompetens inom byggprojektledning, teknik och fastighetsförvaltning. Vårt arbete bidrar till ständigt bättre förutsättningar för vård, trafik och utveckling i Region Skåne. skane.se/vibygger

På http://www.skane.se/rekryteringsstatus kan du se i vilket skede Region Skånes rekryteringar befinner sig och hur många som har sökt tjänsterna.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Kontaktpersoner på detta företaget

Gunilla Sjöberg, rekryterare, GSF rekryteringsce
046-275 27 02
Anna Persson, Enhetschef
040-33 10 64
Marcus Enochsson, Rekryterare
046 - 275 26 93
Karin Falkboo, Rekryterare
046 - 275 27 17
Tony Carlin, Enhetschef Byggproduktion Helsingbo
046-17 10 00
Frida Nordvall, Enhetschef Byggproduktion Kristi
070-3938377
Joanna Moldovan, Rekryterare
046-2752713
Jens Hermansen - Fastighetsområdeschef
0768-87 14 97
Nina Hedgren - Rekryterare (vid frågor om rekryt
046-275 28 52
Malin Kihlman, Divisionschef Affärsutveckling
0768-89 09 53

Sammanfattning

  • Arbetsplats: Region Skåne, Regionfastigheter
  • 1 plats
  • Tillsvidare
  • Heltid
  • Fast månads- vecko- eller timlön
  • Publicerat: 10 juni 2021
  • Ansök senast: 27 juni 2021

Besöksadress

Västra Storgatan 12 KRISTIANSTAD
None

Postadress

Västra Storgatan 12
KRISTIANSTAD, 29189

Liknande jobb


18 november 2024

Executive Assistant

Executive Assistant

18 november 2024

Sektionschefssekreterare

Sektionschefssekreterare

14 november 2024

Chefsassistent, Medicinsk och geriatrisk klinik, Skellefteå

Chefsassistent, Medicinsk och geriatrisk klinik, Skellefteå

13 november 2024