Chefssekreterare, vikariat, till Koncernstab HR i Malmö

Gör skillnad. Varje dag.

Region Skåne ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och en hållbar utveckling i hela Skåne. Vi främjar det regionala näringslivet, kulturen och samarbeten med andra regioner, i och utanför Sverige. Region Skånes högsta beslutande organ är regionfullmäktige, som väljs direkt av invånarna i Skåne.

Koncernkontorets uppdrag är att stödja regionstyrelsen, som har ansvaret för den samlade förvaltningsorganisationen i Region Skåne. Koncernkontoret arbetar bland annat med frågor som rör regional utveckling, folkhälsa och miljöfrågor, hälso- och sjukvårdsplanering, IT, kommunikation, ekonomi och HR. Vi är drygt 600 medarbetare och våra arbetsplatser finns främst i Kristianstad och i Västra Hamnen i Malmö.

Som chefssekreterare arbetar du på Koncernstab HR som är en del av Koncernkontoret och ingår i Region Skånes centrala tjänstemannaledning. Avdelningens ansvarsområden är övergripande arbetsgivarfrågor som arbetsvillkor, chefsförsörjning, kompetensförsörjning, HR-utveckling samt arbetsmiljö och hälsa.

ARBETSUPPGIFTER
Koncernkontorets Koncernstab HR söker nu en chefssekreterare som kommer att arbeta för HR-direktören samt fyra enhetschefer. I rollen kommer du att vara avdelningens ansikte utåt och ”spindeln i nätet”. Dina arbetsuppgifter kommer att innefatta allmänna sekreteraruppgifter såsom telefonpassning, tidbokningar, bokning av resor/lokaler samt att vara behjälplig i ekonomi- och personalhantering i Raindance respektive HR-fönster. Utöver detta ingår att arrangera avdelningens gemensamma träffar och möten.

Som chefssekreterare kommer dina arbetsuppgifter även att innefatta följande:

• Systemförvaltare för Praktikplatsportalen
• Telefoni/IT-beställare
• Fungera som ett chefsstöd i HR-fönster
• Administrera i Skånekatalogen för Koncernstab HR och Miljöledningsenheten
• Beställning av fika och lokal i samband med avdelnings/ledningsmöte
• Arbete i Raindance (bland annat bokföringsorder)
• Beställningsportalen (beställer profilprodukter och kontorsmaterial till avdelningen)
• Skapa faktureringsunderlag
• Administrera behörighet/attesträtt i diverse olika system, Raindance och HR-fönster etc.
• Arbete med avdelningens driftbudget och kontakt med ansvarig verksamhetscontroller
• Administratör för SharePoint
• Hantering av dispensprövning för anlitande av bemanningsföretag

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har yrkes- eller högskoleutbildning inom administration, ekonomi eller annan likvärdig utbildning. Vidare har du även tidigare erfarenhet från serviceyrket med några års arbetslivserfarenhet inom administration och service. För tjänsten krävs mycket goda kunskaper i svenska, i såväl tal som skrift, samt goda kunskaper i engelska. Du är en van datoranvändare med mycket goda kunskaper i Officepaketets samtliga delar samt även Adobe Acrobat Professionell. Har du kunskaper i HR-fönster, Raindance och Praktikplatsportalen är det meriterande.

Som person har du hög integritet och är utåtriktad, flexibel och har lust att arbeta i en dynamisk miljö. Du ska vara noggrann, stresstålig, kvalitetsmedveten och kunna arbeta självständigt. Viktigt är även förmåga att hålla ihop många olika frågor och driva arbetet framåt. Du är serviceinriktad, har god samarbetsförmåga och är lojal till verksamhetens mål och resultat.

OBS! Denna tjänst riktar sig enbart till anställda inom Region Skåne.