Chefsstöd till frivården Östergötland

Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu fler medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.

Frivården Östergötland består av 3 kontor, Linköping, Norrköping och Västervik. Vid frivården Östergötland tillämpas tillitsbaserad ledning och styrning vilket innebär frihet under ansvar och en stor möjlighet att utforma din egen arbetsdag inom ramarna för regelverk och vad uppgifterna kräver. I frivården Östergötland hjälps vi åt.

ARBETSUPPGIFTER
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att som administrativt chefsstöd stödja frivårdschef samt våra första linjers chefer i sina roller att nå verksamhetens mål, jobba för en god arbetsmiljö och möjliggöra ett närvarande ledarskap. Ditt uppdrag blir att tillsammans med cheferna kvalitetssäkra och utveckla lokala HR-processer och skapa förutsättningar för att våra medarbetare gör ett bra arbete, trivs och utvecklas på sin arbetsplats.

Arbetet är verksamhetsnära och du samarbetar dagligen med chefer och medarbetare i både operativa och strategiska delar vilket medför ett nära samarbete med olika funktioner av kriminalvårdens verksamhet.
Arbetsuppgifterna har en stor bredd och består av registrering av uppgifter i administrativa stödsystem samt digital posthantering, beställningar, inköp, fakturahantering och administrering kring urinprovstagning. I rollen som chefstöd stödjer du också kriminalvårdsinspektörerna och håller i och sammanfattar avslutningssamtal. Du är även involverad i vissa delar av rekryteringsprocessen där du tar fram beställningsunderlag, har regelbundna avstämningar med rekryteringsenheten samt administration kring att beställa avtal vid nyanställningar och ansvar för att upprätta personalakter.

Du bidrar till att utveckla, kvalitetssäkra och driva/utgöra stöd i exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete, kompetensförsörjning, fackliga förhandlingar och lönerevision. Du kommer att ha en samordnande roll inom olika områden. Du kommer att bistå med förberedelser och planering av förhandlingar, möten, utbildningar etc. Du kommer att ta fram beslutsunderlag och andra underlag till ledningsgruppsmöten, skyddskommittéer och förhandlingar. Föra protokoll vid olika forum samt personaladministration.

Verksamhetens behov samt riktade uppdrag från verksamhetsområdets ledning kommer att påverka den mer detaljerade fördelningen av arbetsuppgifter inom ansvarsområdet vilket innebär att fler arbetsuppgifter än ovan kan förekomma.

Du kommer att jobba över hela verksamhetsområdet vilket innebär att resor till de andra kontoren kommer oavsett att förekomma.


KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som gillar struktur. Du är noggrann och lägger stor vikt vid att kvalitetssäkra ditt arbete. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar, påminner och följer upp. Du tar även initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat. Rollen ställer också krav på flexibilitet och att du kan ställa om efter förändrade omständigheter.
Du samarbetar bra med andra människor, är serviceinriktad, har god integritet och personlig mognad.
För oss är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen och tron på människans vilja och förmåga att utvecklas. Du har även förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar en själv och andra. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi söker dig som har:
• Fullständig gymnasiekompetens i form av slutbetyg eller gymnasieexamen
• Flerårig arbetslivserfarenhet som av Kriminalvården bedöms vara relevant för tjänsten
• Erfarenhet av att självständigt driva, leda och underhålla processer med flera aktörer
• Erfarenhet av administrativt arbete
• God IT-kompetens
• Förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
• B-körkort

Det är meriterande om du har:
• Erfarenhet av administrativt arbete från Kriminalvården.
• Erfarenhet av arbete med systematiskt arbetsmiljöarbete
• Erfarenhet av personalplanering
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Erfarenhet av diarieföring och arkivhantering
• Erfarenhet av att arbeta i systemet Heroma
• Erfarenhet av HR arbete från statlig verksamhet alternativt annan offentlig verksamhet.


ÖVRIGT
Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetande.
Säkerhetskontroll kommer att föregå beslut om anställning. Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. För tjänster med högre säkerhetsklass behöver du vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund. Läs mer om säkerhetsprövningen på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/sakerhetsprovning-vid-rekrytering/

Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald.

Provanställning kan komma att tillämpas.

För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Visma Recruit. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen.

Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser.