Coordinator till Sweco AB

Vi på The Pace/Wise Professionals söker nu en professionell Coordinator till Sweco AB. Inledningsvis är detta ett konsultuppdrag på 8 månader men efter perioden finns det goda chanser till fast anställning hos Sweco. Din arbetsplats är på Swecos huvudkontor vid Västerbroplan och tjänsten är på heltid.

Ditt uppdrag

I rollen som professionell och serviceinriktad Coordinator på Sweco AB har du en central position på avdelningen och du hanterar dagligen olika projekt och ärenden kopplat till huvudkontorets verksamhet. Du kommer ha ett nära samarbete med avdelningens tre Executive Assistants samt stötta koncernens ledningsgrupp vid behov. Utöver detta kommer du ha ett brett och självständigt ansvarområde gällande kontorsdriften och dina arbetsuppgifter kommer att variera, högt som lågt. Rollen innefattar bland annat, men är inte begränsad till:

·        Administrativt stöd till Executive Assistants på avdelningen med bland annat utlägg- och kvittoredovisning, resebokningar, samordning av dokumentsigneringar och i förekommande fall ordna legaliseringar samt koordinera visumhantering

·        Inköp av kontorsmaterial och dagligvaror

·        Kontaktperson gentemot Swecohusets FM-tjänster

·        Beställning av förtäring till möten genom bolagets konferensserviceportal

·        Ansvar för den allmänna kontorsdriften på våningsplanen 13 och 14 samt säkerställa IT/teknisk support vid behov

·        Accesshantering på våningsplanen 13 och 14

·        Post- och budhantering

·        On- och offboarding på huvudkontoret

·        Planering samt genomförande av interna arrangemang, event och konferenser

·        Övriga Ad Hoc-uppgifter

Din bakgrund

För rollen som administrativ koordinator söker vi dig med minst ett par års erfarenhet från en liknande roll. Du trivs med varierande arbetsuppgifter och du har lätt för att arbeta proaktivt i högt tempo med flera parallella arbetsuppgifter. Det är viktigt att du har goda kunskaper i Officepaketet, gärna 365. Du är dessutom är du en van systemanvändare och känner dig bekväm med att arbeta och supporta i olika system. Du är en god kommunikatör och kan kommunicera på både svenska och engelska, muntligt och skriftligt. Vi anser det meriterande om du arbetat i en liknande roll enligt ovan, gärna inom kontors- eller assistentrollen.

Att arbeta högt och lågt med varierande uppgifter i ett högt tempo ställer höga krav på din flexibilitet och prioriteringsförmåga. För att framgångsrikt axla och trivas i rollen som Coordinator ser vi att du är självgående och serviceorienterad i ditt arbetssätt. Du tar dig an nya arbetsuppgifter med en positiv attityd och eftersom rollen är ny på Sweco behöver du tillsammans med dina kollegor definiera tjänsten och skapa en hållbar struktur samt sätta ramar som passar både dig och organisationen. Vidare tar du egna initiativ och har hög problemlösningsförmåga – ingen dag är den andra lik och den miljön trivs du i.

Arbete i ett börsnoterat bolag innebär att du kommer ständigt i kontakt med konfidentiell information och det ställs höga krav på din integritet. Det är därför viktigt att du arbetar noggrant och professionellt även under mer intensiva perioder. För att trivas är det viktigt att du lär känna Sweco som organisation då rollen kräver att du ska se verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv.

Om Sweco

Sweco planerar och utformar framtidens samhällen och städer. Resultatet av vårt arbete blir hållbara byggnader, effektiv infrastruktur och tillgång till el och rent vatten. Med 15 000 medarbetare i Europa kan vi erbjuda våra kunder rätt kompetens för varje sammanhang. Vi genomför uppdrag i 70 länder varje år. Sweco är det ledande konsultföretaget inom teknik och arkitektur i Europa med en omsättning på cirka 16,9 miljarder SEK. Företaget är noterat på Nasdaq Stockholm, Large Cap.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som Administrativ Chef, VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Office Manager, Projektkoordinator, Administratör och Sälj-, Jurist- och Kontorsassistent. Vi kan erbjuda dig som kandidat ett brett nätverk av svenska och internationella företag med behov av duktiga administratörer. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals och vi finns med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Köpenhamn. Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje.

Om du vill veta mer

Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Clara Forsberg (clara.forsberg@thepace.se, 0723-297555) och konsultchef Stina Bylund (stina.bylund@thepace.se, 0766-202931).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan! Vi ser fram emot att höra från dig!