Corporate & Office Administrations Coordinator

Är du en person som trivs med varierande arbetsuppgifter och uppskattar en roll där ingen dag är den andra lik? Är du noggrann, självständig, har samarbetsförmåga och tycker om att ta ansvar för att säkerställa att allt fungerar smidigt? Då kan denna roll vara perfekt för dig!
Tjänsten är ett konsultuppdrag som löper under ett år med goda möjligheter till förlängning eller en fast anställning hos Transcom. Startdatum är planerat oktober 2024, men tjänsten kan komma att tillsättas tidigare.

Om tjänsten
Som Corporate & Office Administrations coordinator får du en dynamisk roll med stor variation i arbetsuppgifter och frihet under ansvar. Du kommer att fungera som både intern och extern koordinator och vara en viktig kontaktpunkt för besökare, medarbetare och klienter, vilket kräver hög servicenivå.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
? Vara ett välkomnande ansikte utåt för både interna medarbetare och besökare.
? Ansvara för konferens förberedelser vid större möten samt inköp och planering av interna och externa sammankomster.
? Hantera praktiska arrangemang för nyanställda till Transcom såsom access och förbereda inför utbildningar.
? Driva, samordna och underhålla kontoret samt delta i arbetsmiljöarbetet för att säkerställa en snygg och professionell standard.
? Administrera fakturor och hjälpa till med rekvisitioner, kvitton och fakturafrågor.
? Upprätthålla kontakter med leverantörer, såsom säkerhetsföretag och städbolag.
? Hantera post och leveranser samt resebokningar, inklusive transport och logi för anställda.
? Samordna processen för årsstämma och undertecknande av årsredovisning för företaget, samt stödja lokala enheter vid behov.
? Ge juridisk administrativ support, inklusive skanning och arkivering av dokument, signaturhantering och samordning av juridisk validering/notarisering/tillhandahållande av apostille / översättning av olika dokument.
? Stöd till företagsfunktioner (juridik, treasury, finans) och lokala organisationer vid behov.
? Assistera i planeringen och samordningen av styrelse- och styrelsekommittémöten.
? Övervaka processen för årsstämmor och styrelsemöten samt samordna undertecknande av årsredovisningar.
? Samordna processen för årsstämma och undertecknande av årsredovisning för företaget, och stödja lokala enheter vid behov.

Vem är du?
? Är självgående, initiativrik och kan arbeta självständigt med ett öga för förbättringar och förändringar.
? Har en utpräglad förmåga att bygga och vårda relationer.
? Är flexibel och kan snabbt anpassa dig till förändringar.
? Har en positiv inställning och ser möjligheter där andra ser hinder.
? Är idérik, engagerad och ansvarstagande, och ser till att förbättringsförslag genomförs.
? Vill vara en ambassadör för företaget och representera det med hög trovärdighet.
? Har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Om verksamheten
Transcom grundades 1995 av det svenska investmentbolaget Kinnevik, med en tydlig vision om att skapa en global kundtjänstleverantör med höga ambitioner och en portfölj av framstående kunder. På bara ett decennium hade vi expanderat över hela Europa, och därefter vidareutvecklat vår verksamhet genom att erbjuda hemarbete i Nordamerika, samt etablera oss i USA, Kanada och Filippinerna.
Vad har drivit vår framgång? För det första, vår flexibla inställning till onshoring, offshoring och nearshoring, något vi kallar för smartshoring. För det andra, vår ständiga nyfikenhet, passion för att lära oss från olika kulturer, och vårt starka engagemang för våra kunders framgång.