Dekansekreterare och avdelningsadministratör

Karolinska Institutet

Avdelning
Avdelningen för styrelsestöd och internationella relationers uppdrag är att vara ett strategiskt och administrativt stöd till de tre verksamhetsstyrelserna, Forskningsstrategiska kommittén samt avseende internationalisering även till KIs ledning. I uppgiften ingår att på ett högkvalitativt och rättssäkert sätt bl a handlägga ärenden, bereda strategier samt genomföra utredningar. I avdelningens ansvarsområden ingår vidare att samordna KIs internationella verksamhet, att ge KIs institutioner ett konsultativt stöd samt att ge information och service till samhället i frågor som rör avdelningens ansvarsområden. Avdelningen är indelad i två enheter – Fakultetskansliet och Internationella kansliet

Arbetsuppgifter
Vi söker en kvalificerad sekreterare/administratör som kommer att arbeta som sekreterare åt dekanus för forskning samt avdelningsadministratör. I arbetsuppgifterna ingår bl a

- Planering och administrering av möten
- Ärendebevakning
- Löpande ekonomihantering såsom fakturahantering, budgetarbete och uppföljning
- Personaladministrativa frågor
- Avdelningsspecifika inköp

Periodvis kan arbetsbelastningen vara hög.

Kvalifikationer


- Adekvat utbildning och flerårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
- Ansvarskänsla, samarbetsförmåga och servicevilja
- God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska
- Mycket goda kunskaper i Microsoft Office
- Erfarenhet av elektroniska ekonomi- och personaladministrativa system samt erfarenhet från universitetsvärlden eller från annan myndighet är meriterande.

Arbetet innebär en kombination av omväxlande och rutinmässiga uppgifter som ställer stora krav på självständighet, initiativförmåga, noggrannhet och planering.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet NetRecruiter.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.