Delprojektledare - stöd för ärendehantering

Intraservice levererar tjänster och digital infrastruktur, som hjälper medarbetare och chefer i Göteborgs Stad att arbeta smart och effektivt. På så vis gör vi det enklare att arbeta i Göteborgs Stad och bidrar till att staden kan ge god service till göteborgarna. Intraservice har en central roll när det gäller att bidra till digitalisering och automatisering av Göteborgs Stads förvaltningar och bolag. Vår strävan är att vara den självklara samarbetspartnern för våra kunder.
Vi är drygt 700 medarbetare, som arbetar i centrala Göteborg. Hos oss finns en hög ambition att tillsammans leverera och utveckla ändamålsenliga tjänster till våra kunder. Hoppas du vill bli en del av oss!
För ytterligare information: http://www.goteborg.se/intraservice

ARBETSUPPGIFTER
Du är Göteborg. Nu behöver vi dig som en av två nya delprojektledare, som vill arbeta för att Göteborgs Stads medarbetare och chefer ska få ut mesta möjliga nytta av vårt systemstöd.

Inom tjänsteområde ledning och styrning levererar vi tjänster inom ärendehantering, där Göteborgs Stad står inför ett omfattande arbete att byta IT-stöd för informations- och ärendehantering. Införande av stöd för dokument och ärendehantering är ett projekt som under våren 2021 har upphandlat IT-stödet Visma Ciceron för stadens politiska ärendehantering, diarium och dokumenthantering inklusive hantering av styrande/stödjande dokument, synpunkter, avtal samt generell hantering av allmänna handlingar som ska gallras alternativt överföras till stadens e-arkiv för mellanarkiv. Projektet drivs som ett huvudprojekt med flera delprojekt som har olika uppdrag för att under en flerårsperiod införa IT-stödet och nya arbetssätt i stadens förvaltningar och bolag.

I de två delprojektledarroller vi nu söker, kommer en att ansvara för ett delprojekt gentemot förvaltningar och en för ett delprojekt gentemot bolag. Som delprojektledare ansvarar du både för att styra och stödja stadens förvaltningar respektive bolag i framdriften av aktiviteter både i förberedelsearbetet och under själva införandet av Ciceron. Detta görs genom att kommunicera och stödja arbetet, dels utifrån handlingsplanen som innehåller aktiviteter för förvaltningarnas och bolagens förberedelser, dels utifrån införandeplanen som innehåller faser och aktiviteter för bolaget under själva införandet. Exempel på förberedelser som förvaltningar och bolag själva behöver göra är utveckling av den processbaserade informationsredovisningen, kartläggning och analys av nuvarande arbetssätt, aktiviteter för förändringsledning, aktiviteter för migrering samt driftsättnings- och utbildningsplanering. En annan viktig uppgift som delprojektledare är att samordna arbete med huvudprojektet, andra delprojekt samt stödfunktioner inom projektet såsom IT, integration, kommunikation, migrering och utbildningsplanering.

Du kommer att anställas med befattningen verksamhetutvecklare och ha rollen som projektledare.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har några års erfarenhet av arbete som projektledare och som har en högskoleutbildning som vi bedömer relevant i sammanhanget. Du har en grundläggande förståelse för ärendehantering, informations- och dokumenthantering samt kunskaper i regelverket kring detta. Om du har kunskap och förståelse för offentlig sektor och de regelverk som styr, ser vi det även som meriterande.

Som person är du samarbetsinriktad när du tar ansvar för dina och de gemensamma arbetsuppgifterna med verksamhetens bästa i fokus. Du är mån om att slutföra det du påbörjat och ser till att arbetet blir utfört på rätt sätt. Genom att vara intresserad och skapa förståelse för andra verkar du för ett respektfullt arbetsklimat. Du arbetar effektivt under stress, kan balansera olika krav och behåller lugnet i svåra situationer. Du skiljer på sak och person och kan ta välgrundade beslut under tidspress.

Du är lyhörd, trivs med kundkontakter och är bra på att fånga upp användarnas behov och synpunkter. Du motiverar och beskriver pedagogiskt förändringar samt hanterar kritik mot förändring på ett konstruktivt sätt.

För att nå bra resultat i tjänsten som projektledare behöver du också vara noggrann och bra på att organisera och strukturera ditt arbete och ha en god analytisk förmåga.

ÖVRIGT
Som medarbetare på Intraservice delar du självklart Göteborgs Stads förhållningssätt: vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för, vi bryr oss, vi arbetar tillsammans och vi tänker nytt. Det betyder att vi vet vad som är ett bra resultat för verksamheten och bidrar till det resultatet med ett professionellt bemötande gentemot de vi är till för. Vi är engagerade, initiativtagande och tar ansvar för egna och gemensamma arbetsuppgifter. Vi tar hänsyn till andras synpunkter, delar med oss av våra kunskaper samt bidrar till verksamhetens utveckling och effektivisering.

På Intraservice arbetar du i en kunskapsorganisation som ständigt utvecklas. Hos oss finns en hög grad av komplexitet och bredd samt många spännande uppdrag och roller. Mycket av det vi gör handlar om stora volymer och får därmed en betydande av påverkan på stadens verksamheter.

Hos oss arbetar vi både verksamhetsbaserat och tillitsbaserat. Vi erbjuder flexibel arbetstid och eftersträvar balans mellan arbete och privatliv. Detta innebär en viss frihet, men ställer också krav på ansvarstagande hos varje medarbetare. Vi jobbar aktivt med hållbarhet och har ett systematiskt miljöarbete sedan flera år tillbaka. Vi erbjuder flera friskvårdsförmåner, men även exempelvis semesterväxling och andra förmåner. Vår strävan är att både idag och i framtiden vara en attraktiv arbetsgivare!

Vissa tjänster på Intraservice kan komma att innefattas av krigsplacering med allmän tjänsteplikt vid höjd beredskap eller krig.

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda undanber vi oss vänligen men bestämt att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om kompetensförmedling, annonserings- och rekryteringshjälp.