Divisionsassistent för konsultuppdrag i Stockholm!

För vår kunds räkning söker vi nu en divisionsassistent för ett längre konsultuppdrag i Stockholm. Vår kund är ett statligt bolag och uppdraget är på heltid och förväntas börja 01-apr-2021 och pågå t.o.m. 31-mar-2022. Som divisionsassistent hos vår kund kommer du stödja divisionschefen och divisionens avdelningschefer med diverse administrativa och koordinerande uppgifter. Du kommer att arbeta med förberedelser inför ledningsmöten, med presentationsmaterial och agenda där även viss protokollföring kan förekomma.

Arbetsuppgifterna kommer bland annat innebära att:

- Boka möten och övriga kalenderfrågor för divisionschefens räkning, samt vid behov vara administrativt stöd till divisionschefen i externa uppdrag
- Boka divisionens konferenser, möten och andra aktiviteter inklusive all administration rörande kallelser, ta emot anmäla, kontakt med konferensanläggningar osv
- Beställa catering samt andra tjänster och produkter i självserviceportalen (endast för divisionschef och avdelningschefer)
- Samordna /Sammanställa frågor för divisionen vid behov, t ex sammanställningar och arbetsplatsfrågor och flyttar inom kontoret
- Registrera handlingar i vår kunds ärendehanteringssystem. Administration gällande godkännanden, remisser mm
- Registrera rekvisitioner samt granska fakturor inkl kontering och multikontering i UBW (Agresso)
- Vara redaktör för intranätet och säkerställa att övergripande divisionsinformation är aktuell
- Initiera och följa upp delegationer av arbetsmiljö och elsäkerhet till nya chefer
- Samordning och integration med övriga divisionsassistenter och GD-assistent för utveckling samt back-up för varandra (bl a styrelseportalen)
- Hantering av mappstrukturer i dokumentkataloger och maillistor inklusive behörigheter


Om dig

Vi söker dig som har en fallenhet för administration samt har tidigare erfarenhet av att arbeta i en liknande roll med ovanstående arbetsuppgifter. Du har minst tre års erfarenhet av att arbeta i ekonomisystem som UBW/Agresso, Visma eller liknande och besitter goda kunskaper inom Officepaketet. Du är utåtriktad och tydlig i din kommunikation och behärskar svenska och engelska obehindrat i både tal och skrift. Som person är du ödmjuk och har lätt för att skapa förtroende och arbeta i grupp. Du är flexibel och strukturerar självständigt upp ditt arbete för att nå uppsatta mål.

Process och ansökan

Du ansöker genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen telefonintervjuar vi, därefter är nästa steg en intervju hos oss (alternativt Teams-intervju). Vi tar referenser på slutkandidat.

I och med att du kommer att hantera säkerhetsklassificerad information och arbeta i en säkerhetskänslig verksamhet så kommer du gå igenom en säkerhetsprövning innan du kan påbörja uppdraget. Processen för upprättande av SUA-avtal och genomförande av registerkontroll beräknas ta ca 8 till 10 veckor från tilldelning av uppdrag, men kan både ta längre och kortare tid.

Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer sker löpande och uppdraget kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till Corazon Wiksell på 070-5869311.

Välkommen med din ansökan redan idag!