Divisonskoordinator till ett expansivt och väletablerat företag

Aptera Bemanning & Rekrytering - Ett företag för dig och din organisation. Vi är ett bemanning- och rekryteringsföretag med fokus på Kvalitet, Flexibilitet, Enkelhet & Nöjda kunder. Vår verksamhet bygger på långsiktighet och ett stort ömsesidigt förtroende i nära samverkan med våra kunder och konsulter/kandidater. Vi etablerade vår verksamhet 1984 och har ett mycket stort och välutvecklat kontaktnät i alla branscher. Vi jobbar mycket professionellt mot såväl kunder som kandidater för att uppnå högsta möjliga träffsäkerhet i alla uppdrag. Våra konsultchefer har alla en egen karriär bakom sig i näringslivet, och har jobbat i många år med Bemanning & Rekrytering

 Vi söker en Divisionskoordinator till ett expansivt och mycket spännande företag. Företaget har en mycket fin och vårdande personalpolitik, där utmaningar och möjligheter alltid finns för den som "tar för sig".

Divisionskoordinatorn ingår i Divisionens ledningsgrupp och rapporterar direkt till Divisionschefen.

Divisionskoordinatorns roll är "kortfattat" att i nära samarbete med Divisionschefen driva och ansvara för divisionens administration samt att ansvara för tillämpningen av centrala direktiv och policies. I rollen ligger även att vara divisionens informationskanal externt och internt.

Kortfattat innebär ovanstående detta;

- Ansvar för divisionens möteskalender och hantering av interna möten, med allt från kallelse till protokollskrivning

- Ansvara för resebokningar enligt rådande resereglemente. Boka och upphandla avdelningsresor och andra konferenspaket. Göra inköp av jubileumsgåvor och avtackningsgåvor enligt koncernens policy.

- Hantera och samordna övergripande ärenden i Divisionen, såsom t.ex. koncerngemensamma aktiviteter i tätt samarbete med central administration och övriga (3) divisioner.

- Hantera och samordna aktiviteter som sker i den "egna" divisionen. Detta kan vara t.ex. kundaktiviteter och andra projekt som driver verksamheten framåt i en positiv anda.

- Samordna och vara "ansvarig" för Events inom Divisionen och delaktig i koncerngemensamma events.

- Ta fram presentationsmaterial (t.ex. PP) i samarbete med centrala funktioner och Divisionschefen för olika möten och aktiviteter

- Assistera Divisionschefen vid bokning och samordning av externa möten.

- Resebokningar för Divisionsledningen och avdelningschefer inom divisionen, samt konferensbokningar för Divisionen.

- Huvudansvarig för Divisionens intranätsida, samt ansvarig för information och referenser på företagets hemsida.

- Produktion av divisionens marknadsmaterial, trycksaker, annonser, utställningsmaterial, osv i samråd med ansvarig på koncernnivå. Produktion av referensblad och produktblad.

- Löpande ansvara för att företagets CRM system är uppdaterad med rätt uppgifter

- Genomgång och kontroll av tidrapporter för Divisionens ledning, detta sker i samarbete med en annan funktion i Divisionen.

- Genomgång och kontroll av specifika fakturor för Divisionen

 

Du har följande kompetens;

- Du har någon form av Högskoleutbildning eller liknande, t.ex. IHM.

- Du behärskar In Design, Photoshop, och Office paketet på en bra nivå, du har bra vana vid att jobba i en Web Portal 

- Du har jobbat med liknande arbetsuppgifter tidigare, se ovan, gärna från Bygg & Fastighetssektorn. Det är meriterande.

- Du förstår företagsekonomi på ett övergripande plan. Samt har du stor förståelse för hur en Konsult verksamhet bygger sin "Kalkyl."

- Som ansvarig för intern och externinformation, hantera du såväl det Svenska som det Engelska språket flytande, samt har du en stor vana att utrycka dig i tal och skrift på båda språken.

Du har följande egenskaper;

- Du har en hög integritet, söker ständigt samarbete för utveckling och samordning.

- Du drivs av att hålla "Deadlines"

- Du kan ha många "bollar" i luften och blir inte stressad av detta, du snarare triggas av det.

- Du har förmågan att prioritera bland arbetsuppgifterna om situationen så kräver

- Du trivs med administration och att ständigt jobba med utveckling av detta

- Du tar ett stort ansvar för "ditt" och Divisionens administrativa åtagande i alla lägen

Anställningsvillkor;

* Tjänsten är ett Sjukvikariat som sträcker sig i dagsläget på obestämd tid framåt. Tillsättning av tjänsten senast 1 oktbober 2012, eller tidigare. Intervjuer och urval sker löpande.

* Arbetstiden är 08.00 - 17.00 (flextid under stort ansvar mellan 07.00 - 09.00 och 16.00 - 18.00)

* Arbetsplatsen ligger i Göteborg

* Lönen är marknadsmässig