Document Controller – Linxon Sweden AB

Vi söker en Document Controller
Vill du vara med och leda dokumentationsprocessen och vårt interna system för att säkerställa en högkvalitativ dokumentationshantering i anbud och projekt? Vi söker dig som behärskar vårt dokumentationssystem och kan stötta organisationen med dokumentationsrelaterade frågor. Du kommer vara länken mellan projekt och dokumentsystemleverantör. Vara ansvarig för att i tid tillhandahålla projektdokumentation och kontroll samt registerhantering för projekt och anbud, ge specialistrådgivning om dokumentprocessen och systemet.
Huvudsakliga ansvarsområden:
• Underhålla vårt interna dokumentkontrollsystem PIRS för projekt inom ditt ansvarsområde;
• Koordinera, underlätta och kontrollera all projektdokumentation, dokumentera transaktioner och utveckla processer där det behövs;
• Granska projektkontrakt angående dokumentkrav och säkerställa efterlevnad i projektteamet;
• Definiera huvuddokumentlistan och tillhörande tidsplan för dokumentation för nya projekt samt hantera leveransen till slutkund genom att följa upp internt med varje processägare;
• Hantera flödet av dokumentation inom projekt i förhållande till tidsplan och aktiviteter på plats;
• Säkerställa leverans av slutlig dokumentation till slutkund i fysiskt och digitalt format;
• Upprätthålla konfidentialitet kring känslig information och avtalsvillkor;
• Utarbeta och distribuera rapporter relaterade till projektdokumentation inom ditt ansvarsområde;
• Distribuera projektrelaterade kopior till interna team på begäran;
• Gå igenom en säkerhetsgodkännandeprocess innan kontraktets startdatum.
Kompetens, erfarenhet:
• 4+ års arbetslivserfarenhet av dokumentkontroll inom projekt i varierande storlek, komplexitet och kontraktstyp
• Kunskaper om transformatorstationer och relevant erfarenhet från elbranschen inom Sverige
• Relevant kandidatexamen eller motsvarande kvalifikationer inom dokumenthantering
• Erfarenhet av olika dokumenthanteringssystem och de arbetsflöden som ingår i dokumenthantering
• Flytande i svenska och engelska krävs
• Tillstånd att arbeta inom EU
Personlighet:
• Entreprenöriell i sinnet och någon som aktivt letar efter lösningar.
• Någon som vill bidra till en växande organisation och implementera idéer som kan hjälpa oss att utvecklas ytterligare.
• Detaljfokuserad och organiserad men har samtidigt förmågan att kunna ta pragmatiska beslut som är bäst för varje enskilt projekt och process.
• Linxon lägger stor vikt i att rätt kandidat kommer att ha rätt attityd och personlighet för att passa in i vårt internationella team. Vi kommer därför att lägga stor vikt vid kandidatens personlighet istället för akademiska bakgrund eller arbetslivserfarenhet.
Fackliga representanter på Linxon Sweden AB
Unionen: Mats Åsbrink, +46703809029
Sveriges Ingenjörer: Tatjana Grebensjikova, +46730278095