Dokumentcontroller

I Flens kommun tror vi på mångfald, delaktighet och samverkan som en möjlighet att göra skillnad och påverka. Tillsammans tar vi ansvar för och utvecklar livskvaliteten i livets alla faser. Vi rustar för utveckling och behöver dig som kan bidra med engagemang, vilja och uthållighet. Klimatet är vänligt och tillitsfullt och ger medarbetare utrymme att växa.

Välkommen till Flens kommun - Sörmlands hjärta.

Arbetsplats
På barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen strävar vi efter en verksamhet med hög måluppfyllelse. I detta kvalitetsarbete står vårt förvaltningsteam för expertis, stöd och service. En av våra kollegor går nu vidare till nya utmaningar och vi söker en ny medarbetare till vårt team.

 

Vi har nyligen gått över till Google och är i ett utvecklingsskede inom informationsförvaltning, därför söker vi en erfaren dokumentcontroller som kan fortsätta detta arbete.

 
Arbetsuppgifter
Du är ansiktet utåt och spindeln i nätet för hantering av förvaltningens alla viktiga ärenden. Där ingår registrering/diarieföring i ärendehanteringssystemet LEX, utarbeta rutiner och arbetssätt samt skapa struktur inom förvaltningens dokumenthantering. Du har arkivansvar på förvaltningen och arbetar tillsammans med kommunens arkivarie med att upprätta bevarande- och gallringsplan.

 

Du hanterar inkommande post och officiell e-postbrevlåda vilket även innebär att du besvarar frågor och skickar information vidare till rätt person.

 

Du har en konsultativ roll mot övriga medarbetare inom förvaltningen och samarbetar med handläggare för att hålla diariet ordnat så att förvaltningens arbete blir effektivt och lätthanterligt. Vi går mot e-förvaltning och du kan komma att representera förvaltningen i projekt som rör detta.

 

I tjänsten är du även ett administrativt stöd på förvaltningen där du bl.a. för protokoll vid möten, sköter inköp av kontorsmaterial, administrerar användare i vårt rekryteringssystem, skapar rekryteringsannonser m.m.

 

Kvalifikationer
Du är en utvecklingsinriktad person med lämplig högskoleutbildning och har arbetat som registrator, arkivarie eller med annat administrativt arbete i offentlig verksamhet. Du har god kunskap om gällande lagstiftning; offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och processen kring nämndadministration. Det är meriterande om du är diplomerad registrator.

 

I kommunen använder vi oss av G-Suite (Google) i vårt administrativa och kommunikativa arbete. Då detta skiljer sig en del i från tidigare verktyg finns behov av att utveckla rutiner kring dokumenthantering. Det är därför meriterande om du har vana av och förståelse för hur dessa verktyg fungerar samt kompetens inom IT med god förståelse för uppbyggnad av olika typer av system.

 

Du ser vikten av, och har förmågan att, utveckla fungerande rutiner för att skapa en smidig och effektiv arbetsgång vilket ställer krav på att du kan se helheten och skapa struktur.

 

Du har ett vänligt och professionellt bemötande, är serviceinriktad och har en mycket god förmåga att skriva och uttrycka dig väl på svenska.

 

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet där kommunens centrala värdeord stolthet, öppenhet, omtanke, respekt, kvalitet och ansvar lägger grunden.

 
Omfattning
100 % tillsvidare.

 

Vi undanbeder oss kontakt från säljare avseende rekryterings- och annonseringstjänster.

 

 


Flens kommun erbjuder en attraktiv arbetsplats som utmärks av strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Flens kommun har subventionerad friskvård och är en rökfri arbetsplats. Se även vår hemsida www.flen.se för övrig information.