Dokumentcontroller

Dokumentcontroller (3 st) till teamet för Dokument, administration och resurs i Visby, ref 9/09

Detta administrativa team, som benämns DAR, ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland. DAR tillhör en avdelning (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm.
Sida har under hösten 2008 genomgått en omorganisation. ITS kommer att förutom teamet på Gotland även bestå av ett Servicestödsteam och ett tvådelat IT-team på huvudkontoret. Totalt kommer avdelningen att bestå av ca 70 medarbetare. Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.
Inom den offentliga sektorn styrs verksamheterna av lagar och förordningar. I vår del av verksamheten, post, dokumenthantering och arkiv, är kraven på att alltid ha god ordning på dokument samt att snabbt ta fram material efter behov styrande. Sedan flera år använder Sidas avdelningar ett elektroniskt system (E-doc) för hantering av dokument, ärende och arkiv. Alla inskannade handlingar, mail och andra elektroniskt skapade handlingar måste registreras och göras tillgängliga inom och utom organisationen. Dokumentcontrollern är ansvarig för att detta viktiga arbete skapar en enhetlig struktur och ger en god sökbarhet både inom organisationen och för allmänheten.

Arbetsuppgifter
Dokumentcontrollern:
.Tar emot inskannade brev, handlingar och mail
.Klassificerar, bedömer och registrerar handlingar in i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet
.Kvalitetssäkrar grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc
.Stödjer handläggare i dokument- och arkivfrågor
.Ansvarar för myndighetsbrevlådan, d v s inkomna mail från allmänheten
.Ansvarar för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området
.Ingår i den arbetsgrupp som leder, styr och utvecklar Sidas dokumenthanteringsinstruktion
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
.Gå in och ta rollen som Secondline support, vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokument-, ärende- och arkivhantering, vilka ej kan besvaras av Sidas centrala Helpdesk
.Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument

Kvalifikationskrav
Yrkesteknisk kompetens
.Goda kunskaper i svenska och engelska
.Läsa och förstå franska eller spanska
.Goda IT-kunskaper
.Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
.Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen

Lärandekompetens
.Förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
.Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området
.Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
.Förmåga att ta till sig Sidas verksamhet och organisation

Relationskompetens
.Hög relationskompetens avseende kommunikation, samarbete och kontaktnät
.Vilja och förmåga att bidra till ett bra arbetsklimat i arbetslaget

Funktionell kompetens
.Stor noggrannhet och hög serviceambition
.God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
.Viljan att ta till sig något nytt

Meriter
.Läsa och förstå ryska eller portugisiska
.Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller eller motsvarande
.Akademisk registratorsutbildning
.Goda kunskaper om Sidas organisation och arbetsuppgifter

Övrigt
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.