Dokumentcontroller

Dokumentcontroller till teamet för Dokument, resurs och administration i Visby

Regeringen fattade 2006 beslut om omlokalisering av 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida i Stockholm till Gotland. Omlokaliseringen avslutades i juni 2008. Den verksamhet som omlokaliserats är löne- och ekonomiadministration med uppbyggnad av elektronisk fakturahantering, samt Sidas elektroniska förvaltning, arkiv- och dokumentfunktion.

Detta administrativa team, som benämns DAR (dokument, administration och resurs), ansvarar även för administrativt närstöd till Sidas personal på Gotland. DAR tillhör f n avdelningen för IT och intern service (ITS) vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Inom avdelningen ingår ytterligare tre team, ett team för stöd och service och två IT-team. Avdelningen har ca 70 medarbetare.

Sidas arbetsspråk är svenska och engelska men även ett antal andra språk förekommer, främst spanska och franska.

Under 2010-2011 pågår fortsatt omfattande förändringsarbete. Bland annat pågår arbete med att byta IT-plattform inkluderat verksamhetsledningssystem.

Arbetsuppgifter

Dokumentcontrollern:

. Tar emot inskannade brev och andra handlingar samt in- och utgående mail
. Klassificerar, bedömer och registrerar handlingar i det elektroniska ärende- och dokumenteringssystemet
. Kvalitetssäkrar grunduppgifter/metadata i Sidas dokumenthanteringssystem E-doc
. Stödjer handläggare i dokument- och arkivfrågor
. Ansvarar för myndighetsbrevlådan, dvs inkomna mail från allmänheten
. Ansvarar för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk inom området
. Ingår i den arbetsgrupp som leder, styr och utvecklar Sidas dokumenthanteringsinstruktion

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:

. Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
. Ta emot och hantera kurirpost
. Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument



Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas medarbetarpolicy på www.sida.se.

Utbildning
. Minst 3-årig gymnasieutbildning

Kompetens och arbetslivserfarenhet
. Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet
. Stor noggrannhet och hög serviceambition
. Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen
. Goda kunskaper i svenska och engelska
. Goda IT-kunskaper
. Goda arkivkunskaper
. God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter
. God förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering
. Mycket god förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området
. God förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar
. Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation

Meriter

. Stor erfarenhet från arbete som dokumentcontroller
. Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
. Goda kunskaper i skanningssystemet TeleForm
. Goda kunskaper i dokumenthanteringssystemet E-doc
. Akademisk registratorsutbildning
. Läsa och förstå ryska
. Läsa och förstå spanska
. Läsa och förstå franska

Övrigt

Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.


Tillsätts med extern sökande under förutsättning att ingen person med tillsvidareanställning vid Sida blir placerad på befattningen.

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 61/10.