Dokumentcontroller

Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsfrågor i Göteborgs Stad är samlade i en förvaltning under Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning. Det är en politiskt styrd verksamhet där nämndens uppdrag är att ha det övergripande ansvaret för kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna, att för hela stadens räkning anordna arbetsmarknadspolitiska åtgärder och att i övrigt ta de initiativ som behövs för att främja sysselsättningssituationen. Uppdraget är att vi tillsammans skapar förutsättningar för studier och arbete. Målet för nämnden är en stad där människor jobbar och försörjer sig själva, att bidra till att Göteborg är en företags- och tillväxtvänlig stad, att de upphandlingar som genomförs skapar mervärde för göteborgarna och att bidra till att Göteborgs Stad är en attraktiv arbetsgivare med goda arbetsvillkor.

Förvaltningens två stora avdelningar är Arbetsmarknadsavdelningen och Vuxenutbildningsavdelningen. Till det finns stödavdelningarna Ledningsstab, HR och kansli, Ekonomi och inköp samt Kommunikation och IT. Tillsammans är vi ca 250 medarbetare.

ARBETSUPPGIFTER
Tjänsten som dokumentcontroller är placerad på HR- och Kansliavdelningen som är en av förvaltningens stödfunktioner. Avdelningen består av 14 medarbetare som tillsammans utgör Förvaltningskansli, HR samt Intern service.
På Förvaltningskansliet arbetar två dokumentcontrollers och en nämndsekreterare/GDPR-specialist. I sommar flyttar hela förvaltningen till nya lokaler på Brogatan 4, och vi behöver inför denna flytt förstärka upp funktionen under hösten.

I rollen som dokumentcontroller kommer du att arbeta såväl operativt som strategiskt med allt från planering till slutprodukt. Tillsammans med dina kollegor driver, utvecklar och säkerställer ni främst arbetet med diariet och arkivet, dokumenthanteringsprocessen, posthantering samt dataskyddförordningen. Funktionen ansvarar också för att efterlevnad av anvisningar och regelverk med mera följs.
En viktig del i arbetet är att stödja och bistå chefer och medarbetare i hela förvaltningen med specialistkompetens och administrativt stöd.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som antingen har en högskoleexamen inom offentlig förvaltning, arkivvetenskap eller annan likvärdig utbildning alt. en KY-utbildning inom dokumentation. Du bör vara väl förtrogen med de regelverk som finns inom området och ha kunskap om hur en offentlig förvaltning styrs. Du bör även ha arbetslivserfarenhet inom området med fokus på diarieföring, dokumenthantering eller modern arkivbildning samt om du har erfarenhet av arbete i elektroniska diariesystem. Kompetens inom GDPR och systemförvaltning är mycket meriterande.

Som person har du intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och du anstränger dig för att framföra lösningar. Du har förmåga att ha fokus på detaljer samtidigt som du ser ett helhetsperspektiv. I denna roll är det extra viktigt att du är mån om att ditt arbete blir korrekt och grundligt utfört parallellt med att du är öppen för nya sätt att arbeta. Du är även handlingskraftig och trygg med att fatta beslut.
Rollen förutsätter att du har en kommunikativ styrka där du på ett pedagogiskt sätt kan informera i grupp men även uttrycka dig väl i skrift. För att kunna leverera goda resultat i rätt tid bör du ha en särskilt god förmåga att samarbeta med andra.
Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.


Att arbeta på HR- & kansliavdelningen är roligt. Vi samarbetar nära och stöttar varandra i det daglig. Vi värnar hög professionalism, öppet klimat och humor. Vi söker nu dig som vill berika vår grupp med din person och kompetens. Välkommen med din ansökan!