Dokumentcontroller

Om tjänsten
Trafikförvaltningen i Region Stockholm har som uppgift att skapa en väl utbyggd, lättillgänglig och pålitlig kollektivtrafik. Trafikförvaltningens verksamhet är komplex och innebär både att vara en aktör inom trafiksektorn som förvaltar befintlig trafik och upphandlar, planerar och bygger nytt. Samtidigt är vi en regional kollektivtrafikmyndighet, med alla de krav på transparens som ställs på en modern myndighet i Sverige.
Ditt uppdrag kommer främst att vara att stötta våra olika verksamheter med din expertis kring arbetssätten kring dokument- och ärendehantering och handlingsoffentlighet. Du vägleder kring nuvarande arbetssätt, informerar om lagstiftning, och kommer med förslag på effektivisering och förbättringar av arbetssätten. Du tar fram styrande dokument, vägledningar, lathundar och informationsmaterial inom området. Du kommer även att vara ett stöd till förvaltningens olika verksamheter i samordningen och hanteringen av begäran om allmänna handlingar.
I tjänsten kan komma att ingå andra liknande arbetsuppgifter inom ramen för kansliets uppdrag.
Du får bland annat jobba med att:
Informera, utbilda och vägleda handläggare och chefer
Ta fram styrande dokument, manualer, lathundar, utbildningskoncept och informationsmaterial
Stötta verksamheten både teoretiskt och praktiskt i arbetet med ärendehantering och registrering av allmänna handlingar
Följa upp handläggares arbete och ta fram statistik inom området
Samverka med andra parter, såväl internt inom trafikförvaltningen eller Region Stockholm, som med medborgare och andra externa parter
Gruppen informationshantering ansvarar för trafikförvaltningens registratur och utvecklar rutiner och arbetssätt inom dokumenthantering. Rollen som dokumentcontroller är en ny och utvecklad inriktning av vår registratorsroll, som kombnerar en pådrivande samordnarroll med vissa mer administrativa uppgifter. Rollen kan komma att utvecklas utifrån arbetstagarens intressen och organisationens behov.Vad vi kan erbjuda dig
Enligt våra medarbetare är vår samlade kompetens och det gemensamma engagemanget utmärkande för vår verksamhet. Här finns också chefer och ledare som jobbar för att skapa och bibehålla ett öppet klimat. Tillsammans bidrar vi till Stockholms samhällsutveckling genom att bygga och utveckla en hållbar, modern och tillgänglig kollektivtrafik för 2,3 miljoner invånare. Vårt uppdrag – den gemensamma resan.  
Hälsa och motion är viktigt för oss. Förutom friskvårdsbidrag anordnar vi Hälsospåret två gånger per år, vår friskvårdssatsning som innehåller en rad olika hälsofrämjande aktiviteter.
Fler förmåner som anställd:
SL Access-kort
Flextid
Goda möjligheter till kompetensutveckling
Hälsoundersökning vartannat år
Vi sitter i trevliga lokaler på Västra Kungsholmen. Hit tar du dig enkelt med kollektivtrafiken.Vad vi söker efter
Vi söker dig som har erfarenhet av att arbeta med registratur eller dokument- och ärendehantering i offentlig förvaltning och gärna i teknisk verksamhet. Kanske har du tidigare arbetat som registrator, dokumentcontroller eller configuration manager och jobbat mot projekt inom bygg/entreprenad, fastighet, IT eller upphandling.
Tjänsten ställer höga krav på att själv kunna planera och strukturera sitt arbete, och på att kunna informera, leda och samverka med andra roller i förvaltningen för att nå goda resultat. För att lyckas i rollen är det viktigt att du är lyhörd för verksamheters behov och försöker se lösningar och möjligheter. Vidare ser vi att du är trygg i att ha kontakter med politik, press och allmänhet samt att du kan skapa tydliga instruktioner och hantera olika IT-verktyg. Som person är du pedagogisk, strukturerad, och mån om att bygga goda arbetsrelationer. Du har god stilistisk förmåga och känsla för att formulera dig i text.
Vidare har du:
Högskoleutbildning eller YH-utbildning inom för tjänsten relevanta områden såsom juridik, arkivkunskap, samhällsvetenskap, IT eller motsvarande.
Erfarenhet av registratur eller arbete med dokument- och ärendehantering inom offentlig förvaltning
Mycket goda kunskaper kring och förståelse för lagstiftningen inom offentlighet och sekretess
Det är särskilt meriterande om du har erfarenhet av projektdokumentation i stora projekt. Vidare är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med olika system för diarieföring och dokument- och ärendehantering.
Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet vid tillsättandet av tjänsten.
Startdatum enligt överenskommelse.Information och ansökan
Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta rekryterande chef Arvid Strömberg, tfn 08 686 33 52. För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta ansvarig rekryterare Charlotte Sujeebun Olofsson, tfn 08 686 32 22. Vi använder tester för att säkra objektiva bedömningar i samband med urval. Ansökan sker via vår hemsida, vi har inte möjlighet att ta emot ansökningar via e-post.
Tjänsten kan komma att bli placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning innefattande säkerhetsprövningssamtal och registerkontroll kommer att genomföras innan anställning. I vissa fall ställs krav på svenskt medborgarskap för säkerhetsklassade tjänster.
Ansök redan i dag då urval sker löpande, återkoppling gällande nästa steg i rekryteringsprocessen sker i augusti. Sista ansökningsdag är 12 juli. Vi ser fram emot din ansökan!
Fackliga kontaktpersoner
Amir Sokolović, SACO, tfn 08 - 686 37 06
Arne Grundberg, Vision, tfn 08-686 18 88
Webb och sociala medier
För mer information om hur det är att jobba hos oss, besök vår karriärsida www.sll.se/tfjobb. Du hittar oss också på Linkedin.
Nyckelord: administration, offentlig förvaltning, utveckling