Dokumentcontroller

Vi söker nu en dokumentcontroller med ansvar för systemförvaltning under tiden vår ordinarie dokumentcontroller är föräldraledig. KB är inne i en spännande period där vi strävar efter att få helt digitaliserade dokument- och ärendeprocesser. Som dokumentcontroller deltar du i detta arbete.

Vi erbjuder en arbetsplats som präglas av ansvar, öppenhet, tillit och lärande.

Rollen som dokumentcontroller
I rollen ingår att säkerställa att registreringen av myndighetens allmänna handlingar följer enhetliga rutiner, givna regler och gällande bestämmelser. Du jobbar verksamhetsnära med att stötta medarbetarna i frågor om registrering och ärendehantering och du utbildar medarbetare till att självständigt kunna arbeta i myndighetens diariesystem W3D3. Du har också systemförvaltaransvar vilket bland annat innebär att hantera behörigheter, systemadministration, support, uppgraderingar och kontakter med leverantören för W3D3.

I arbetsuppgifterna ingår utöver ovanstående:


• Postöppning
• Hantera, fördela och diarieföra e-post och papperspost
• Kontroll och kvalitetssäkring av ärenden
• Avslut och arkivering av ärenden
• Lämna ut allmän handling
• Ansvara för JK-listan
• Vid behov uppdatera rutinbeskrivningar rörande ärendehantering
• Delta i kravställningsarbete

Kvalifikationer och personliga egenskaper
Kvalifikationskrav


• Relevant akademisk utbildning med inriktning inom arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande kunskaper som vi bedömer likvärdiga.
• Goda kunskaper om offentlig förvaltning och om regelverket kring diarieföring, ärendehantering, offentlighet och sekretess.
• Goda kunskaper om IT-baserad ärendehantering
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska
• Erfarenhet av systemadministration och systemförvaltning av dokument- och ärendehanteringssystem

Meriterande


• Erfarenhet av att utbilda inom området
• Deltagit i kravställning av ärendehanteringssystem
• Kunskaper om informationssäkerhet och GDPR

Som person är du trygg, känner engagemang för arbetsuppgifterna och kan arbeta självständigt utifrån myndighetens gemensamma målbild. Du har en analytisk förmåga och ser informationshanteringen ur ett helhetsperspektiv. Du arbetar noggrant och kan självständigt planera och organisera ditt arbete. Din roll som dokumentcontroller innebär många kontakter i olika ärenden, vilket innebär att du har god förmåga att ta egna initiativ och ge service.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Enheten för säkerhet
Enheten ansvarar för att samordna, följa upp och utveckla KB:s ledningssystem för säkerhet. I detta ingår säkerhetsskydd, informationssäkerhet inkl. dataskydd, fysiskt skydd inkl. brandskydd, risk- och incidenthantering, personskydd samt kris- och kontinuitetshantering. Vidare svarar enheten för dokument- och ärendehantering samt bevarande och gallring av myndighetsinformation. I uppdraget ingår även juridiskt stöd. Enheten ingår i Avdelningen för verksamhetsstöd.

Varaktighet och tillträde
Tjänsten är ett vikariat om ett år med tillträde snarast.

Övrigt
Som KB-anställd arbetar du i historiska lokaler med vacker omgivning. Tjänst är placerad i centrala Stockholm. Vi erbjuder flexibla arbetstider, friskvårdsersättning och generösa semestervillkor.

Kontaktpersoner
Vill du veta mer om jobbet och vad det innebär är du välkommen att kontakta funktionsansvarig Jenny Bäcksträm, 010-709 31 39. För anställningsvillkor m.m. kontakta HR-generalist Joanna Kielska, 010-709 31 01.

Fackliga kontaktpersoner är Anneli Granholm, för ST-KB, 010-709 33 19 och Anneli Modén, för SACO-KB, 010-709 3435.

Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2020-12-21 , diarienummer: KB-2020-1068.

Rekryteringsprocess 
I vår rekryteringsprocess använder vi oss av urvalsfrågor som en första urvalsmetod. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Om Kungliga biblioteket
Kungliga biblioteket (KB) är Sveriges nationalbibliotek. Våra samlingar sträcker sig mer än tusen år bakåt i tiden och växer varje dag. Vi har allt från handskrifter, böcker och tidningar till musik, film och datorspel. KB bevarar och tillgängliggör vårt kulturarv och främjar samverkan mellan Sveriges bibliotek. Ytterst handlar uppdraget om demokrati, jämlikhet och fri åsiktsbildning. Dessutom är KB en arbetsplats för forskare, studenter och ca 320 medarbetare. Just nu pågår en omorganisation på KB. Syfte är att förbättra våra processer och bättre möta medielandskapets utveckling.

Vi vill ge lika möjligheter för alla och värdesätter jämlikhet och mångfald i vår verksamhet.