Dokumentcontroller

Är du en erfaren och driven dokumentcontroller med hjärta för en hållbar utveckling - särskilt för allmänna handlingar och arkiv? Välkommen att söka en ny tjänst och bli en av oss på vår nya stabsavdelning.

Om Vivab
Vi jobbar helhjärtat för en hållbar framtid med rent och gott dricksvatten, friska vattendrag och minskat avfall. Vivab är ett kommunalt bolag och en viktig aktör inom grön samhällsutveckling på västkustens mittpunkt. Vi vill förändra hur vi bygger våra samhällen och tar hand om våra resurser. Vi gör det genom att erbjuda hållbara vatten- och avfallstjänster och inspirera dig till en hållbar konsumtion. Tillsammans kan vi göra det möjligt!

Vi rustar nu Vivab för att möta framtidens utmaningar med en tydlig styrning och ett effektivt stöd. Vi samlar därför viktiga centrala frågor under en ny stabsavdelning med bland annat central hanteringen av bolagets allmänna handlingar. Som dokumentcontroller i den nya enheten får du en viktig roll i att bygga en ny kultur kring bolagets hantering av allmänna handlingar, vara ett stöd för organisationen och införa, implementera och följa upp hanterandet av handlingar.

ARBETSUPPGIFTER
Vad erbjuder rollen?
Vivab söker nu en dokumentcontroller som tillsammans med verksamheten tar fram en informationshanteringsplan och etablerar nya processer och rutiner för diarieföring, arkiv, utlämning av allmän handling och sekretessprövning samt personuppgiftssamordning. Rollen som dokumentcontroller innebär självständigt arbete med ansvar och variation i arbetsuppgifterna. Du ansvarar för hantering av bolagets allmänna handlingar (registrering, arkivering, gallring och kvalitetssäkring). Du ansvarar även för uppbyggnaden av vårt arkiv och i det sammanhanget även implementeringen av e-arkiv. Kunskap om samt säkerställande av efterlevnad av Dataskyddsförordningen (GDPR) med tillhörande arbetsuppgifter är även en del av rollen. Mer konkret kommer du arbeta inom följande områden:
• Registratur
• Arkiv
• Informationshanteringsplan
• Utlämning av allmänna handlingar och sekretessprövning
• Personuppgiftssamordning

Du kommer att vara ett stöd till avdelningarna och som expert inom ditt område. I rollen som dokumentcontroller ingår du i en stabsavdelning tillsammans med stabschef, bolagssekreterare och inköpssamordnare. I arbetet med samordning av personuppgifter samarbetar du också nära säkerhetsenheten.

Exempel på arbetsuppgifter som kommer att ingå i rollen:
• Ansvara för förvaltning av informationshanteringsplan inklusive översyn och uppdatering vid förändringar
• Planera och genomföra utbildningar samt arbeta med kulturen kring hantering av allmänna handlingar
• Genomföra, i samråd med arkivmyndigheten, gallring och rensning av handlingar i arkiv
• Ansvara för registratur, posthantering samt systemförvaltning av ärendehanteringssystemet Evolution
• Registrera och distribuera inkommande handlingar till olika verksamheter genom ärendehanteringssystemet Evolution
• Utlämnande och sekretessprövning av allmän handling
• Säkerställa efterlevnad av Dataskyddsförordningen (GDPR)

KVALIFIKATIONER
Vem är du?
Rollen som dokumentcontroller är ny för bolaget. Du behöver därför ha erfarenhet av liknande uppgifter och förmåga att arbeta självständigt och driva utveckling.

Du är en person som söker nya perspektiv, utmanar och driver på för nya lösningar, tjänster och tankesätt. Du gör det genom att omvärldsbevaka och följa upp behov och önskemål från verksamheterna. Du är duktig på att arbeta strukturerat och på att förmedla din kunskap till andra samtidigt som du är ödmjuk inför verksamhetens utmaningar. Du har ett stort driv, är prestigelös och har lätt för att samarbeta med andra. Du kommunicerar tydligt, enkelt och begripligt. Lyssnar och frågar för förståelse och samsyn, återkopplar samt hanterar frågor och problem direkt och öppet.

Eftersom stabsavdelningen är under uppbyggnad, är det viktigt att vara flexibel i arbetsinsatsen och inte tveka att ta itu med olika arbetsuppgifter samt stötta där det behövs. Samarbetet inom avdelningen kommer att spela en nyckelroll för att säkerställa en smidig arbetsprocess.

Krav för tjänsten:
• En avslutad utbildning inom registratur eller arkiv och informationsvetenskap eller annan eftergymnasial utbildning som vi ser som likvärdig
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter
• Kunskap och erfarenhet av informationshantering inom offentlig förvaltning
• Goda kunskaper i regelverket kring offentlighet och sekretess
• Förmåga och intresse för att utveckla arbetssätt kring diariesystem samt e-arkiv
• God svenska i tal och skrift
• Kunskaper i engelska för att kunna läsa och förstå texter

Placering i Falkenberg med möjlighet att jobba viss del av veckan på annan plats/hemifrån, detta sker i överenskommelse med din chef.

ÖVRIGT
Vårt erbjudande:
Vi erbjuder en trygg arbetsplats med ett öppet och tillitsfullt klimat. En bra arbetsmiljö ligger högt upp på vår agenda och vi vill att våra medarbetare har balans mellan arbete och fritid. Vivab vill främja en hälsosam livsstil med bland annat en friskvårdstimme i veckan, friskvårdsbidrag och flextid. Vi har ett gemensamt uppdrag att bygga en hållbar framtid. Det skapar mening varje dag. För oss är det viktigt att känna arbetsglädje, ha med hjärtat i det vi gör och utvecklas tillsammans. Vill du bli en av oss? Välkommen att söka jobbet.