Dokumentcontroller med placering i Visby

Sida är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom arbete tillsammans med andra aktörer bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling.
Avdelningen för Verksamhetsstöd (VERKSTÖD) har till uppdrag att stödja myndigheten i frågor om utvärdering, juridik, upphandling, intern service, intern styrning och kontroll, dokumentation och arkiv samt anti-korruption och dataskydd. Enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) söker en utvecklingsorienterad Dokumentcontroller med placering i Visby. Enheten har sin bas i Visby och har för närvarande 25 medarbetare varav sju är placerade vid centralarkivet i Stockholm.
Enheten ansvarar för att utveckla, kvalitetssäkra och säkerställa väl fungerande processer och verksamhet inom enhetens ansvarsområden. Ansvaret omfattar såväl arkiv- och dokumenthantering som löneadministration.
Arbetsuppgifter
· Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
· Kvalitetssäkra registreringar i Dox avseende grunduppgifter/metadata
· Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
· Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
· Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, d.v.s. inkomna mail från allmänheten



Kvalifikationskrav
Utbildning
· Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Språk
· Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
· Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift.
Kompetens och arbetslivserfarenhet
· Erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem
· Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
· God förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
· God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
· Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument
Personliga egenskaper
Vi söker dig som:
· Är noggrann och van att arbeta självständigt
· Har mycket god förmåga till samarbete och kommunikation
· Trivs i rollen med att informera och ge stöd till medarbetare och chefer
· Är analytiskt lagd
· Är strukturerad och har en hög serviceambition
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet
Meriter
· Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning
· Kunskaper i franska och/eller spanska
· Erfarenhet av Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem
Placering
Befattningen är placerad på enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR) inom Avdelningen för verksamhetsstöd på Sidas kontor i Visby.
Anställningsvillkor
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning tillämpas.
Övrigt
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att du behöver lämna samtycke till registerkontroll ifall du blir erbjuden befattningen.
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 166/21.
Om du vill ha mer information om befattningen, kontakta enhetschef för Dokument, Administration och Resurs (DAR), Thomas Küchen, tfn 08-698 52 88 eller Mikael Andersson, Samordnare Dokument & Arkiv, tfn 08-698 55 04.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 22 december 2021
Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.