Dokumentcontroller på barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen

Välkommen till Flens kommun - Sörmlands hjärta!

Som medarbetare i Flens kommun är du vårt ansikte utåt till kommunens invånare. Vi vill att du ska ha en bra arbetsplats där du trivs och känner dig motiverad till att göra ett fantastiskt jobb. Omvärlden förändras och vår organisation behöver dig som vill bidra med engagemang och en härlig energi.
Det arbete vi gör tillsammans varje dag, dygnet runt, året runt har sin utgångspunkt i vår vision, vår värdegrund och våra mål. Vi tror att bilden av Sörmlands hjärta skapas i varje möte med invånare, företagare och besökare, genom professionellt och respektfullt bemötande.

Arbetsplats

 

På barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen strävar vi efter en verksamhet med hög måluppfyllelse. I detta kvalitetsarbete står vårt förvaltningsteam för expertis, stöd och service. Nu söker vi en ny medarbetare till vårt team.

 

Arbetsuppgifter

 

Som dokumentcontroller ansvarar du för diariet på förvaltningen. Detta innebär att du registrerar/diarieför i ärendehanteringssystemet Lex. Du utarbetar rutiner och arbetssätt samt skapar struktur inom förvaltningens dokumenthantering kopplat till GDPR. Du har arkivansvar på förvaltningen och arbetar tillsammans med kommunens arkivarie med att upprätta bevarande- och gallringsplan.

 

Du hanterar inkommande post och officiell e-postbrevlåda vilket även innebär att du besvarar frågor och skickar information vidare till rätt person.
Förvaltningskontoret är relativt litet vilket innebär att arbetsuppgifterna kommer att vara varierande samt kan komma att förändras över tid. I tjänsten är du ett administrativt stöd på förvaltningen där du bl.a. för protokoll vid möten, vid behov stödjer arbetet i vår nämndprocess, sköter inköp av kontorsmaterial, beställningar mm.

 

Kvalifikationer

 

Du är en utvecklingsinriktad person med lämplig högskoleutbildning och har arbetat som registrator, arkivarie eller med annat administrativt arbete i offentlig verksamhet. Du har en mycket god förmåga att skriva och uttrycka dig väl på svenska. Du har god kunskap om gällande lagstiftning; offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och processen kring nämndadministration. Det är meriterande om du är diplomerad registrator.

 

I kommunen använder vi oss av G-Suite (Google) i vårt administrativa och kommunikativa arbete. Då detta skiljer sig en del i från tidigare verktyg finns behov av att utveckla rutiner kring dokumenthantering. Det är därför meriterande om du har vana av och förståelse för hur dessa verktyg fungerar samt kompetens inom IT med god förståelse för uppbyggnad av olika typer av system.

 

Du ser vikten av, och har förmågan att, utveckla fungerande rutiner för att skapa en smidig och effektiv arbetsgång vilket ställer krav på att du kan se helheten och skapa struktur.

 

Du har ett vänligt och professionellt bemötande. Vi värdesätter att du som person är strukturerad, noggrann, flexibel, serviceinriktad och bra på att samarbeta. Det är viktigt att du tillsammans med dina kollegor värnar om och bidrar till ett positivt arbetsklimat.

 

Omfattning

100 % tillsvidare.

 

Kontaktperson

Lena Furén

 

Sista ansökningsdag 16 oktober