Dokumentcontroller till enheten för Dokument, administration och resurs

På Gotland finns sedan år 2008 enheten Dokument, Administration och Resurs (DAR). Enheten är lokaliserad i Visby och har totalt cirka 20 medarbetare. Verksamheten som utförs är ekonomi- och löneadministration samt arkiv- och dokumentfunktion. Enheten tillhör avdelningen för Ekonomi och administration vid Sidas huvudkontor i Stockholm. Avdelningen består av tre enheter: DAR, Redovisning och finans samt Analys och verksamhetsstyrning. Totalt har avdelningen cirka 60 medarbetare.

Sidas Visbyenhet (DAR) söker nu en Dokumentcontroller.

Arbetsuppgifter



• Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360) 

• Kvalitetssäkra grunduppgifter/metadata

• Stödja handläggare i dokument- och arkivfrågor

• Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument

• Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk

I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:



• Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument

• Ansvara för myndighetsbrevlådan, d v s inkomna mail från allmänheten

Kvalifikationskrav

Förutom nedanstående kvalifikationskrav hänvisas till Sidas personalpolicy på www.sida.se.

Utbildning



• Minst 3-årig gymnasieutbildning

Kompetens och arbetslivserfarenhet



• Minst 3 månader praktisk erfarenhet av att hantera dokumentsystem

• Stor noggrannhet och hög serviceambition

• Mycket god förmåga till samarbete och kommunikation

• Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen

• Goda kunskaper i svenska och engelska

• Goda IT-kunskaper

• Goda arkivkunskaper

• God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter

• God förmåga att tillämpa och utveckla arbetssätt och metoder

• inom det dokumentadministrativa området

• God förmåga att hantera varierad och hög arbetsbelastning

Meriter



• Registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt

• Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller

• Goda kunskaper i Sidas ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360)

• Goda kunskaper om Sidas organisation, uppdrag och verksamhetssystem.

• Goda kunskaper i skanningssystemet TeleForm

• Läsa och förstå franska, spanska och ryska

Övrigt

Befattningen är säkerhetsklassad varför du måste vara svensk medborgare och också lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.

Anställningsvillkor

Befattningen avser en allmän visstidsanställning tills vidare, dock längst t o m 2015-03-31. Tillträde 2014-04-01. Lön efter överenskommelse.

Placering i Visby.

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 9/14.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Fredrik Thurell, tfn 08-698 51 59 eller Björn Strömberg, tfn 08-698 57 15.

För övriga upplysningar om förmåner och anställningsvillkor, se under Lediga jobb/Förmåner och villkor på www.sida.se.

Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktpersoner: Helene Kastensson, tfn 08-698 51 51 och Annika Sandell, tfn 08-698 45 63) och ST inom Sida (kontaktperson: Karin Afli, tfn 08-698 40 28).

Gör din ansökan under Lediga jobb på Sidas hemsida, www.sida.se.

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

 

Sista ansökningsdag är den 3 februari 2014 (kort ansökningstid).