Dokumentcontroller till ny enhet på Gotland

Regeringen har beslutat att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet vid Sida Stockholm till Gotland.

För fullständig arbetsbeskrvning se lediga tjänster på www.sida.se

ARBETSUPPGIFTER
Inom den offentliga sektorn styrs verksamheterna av lagar och förordningar. I vår del av verksamheten, post, dokumenthantering och arkiv, är kraven på att alltid ha god ordning på dokument samt att snabbt ta fram material efter behov styrande.
Sedan flera år använder Sidas avdelningar ett elektroniskt system (E-doc) för hantering av dokument, ärende och arkiv. Inkommande pappersbaserade dokument som ska in i systemet skannas in. För att göras tillgängliga i organisationen, för enhetlig struktur och sökbarhet, ska inskannade handlingar, e-post och andra elektroniska handlingar registreras. Detta viktiga arbete svarar dokumentcontrollern för.
-Dokumentcontrollern tar emot inskannade brev, handlingar och e-post. Klassificerar, diarieför och fördelar dokument till olika mottagare (obs ej att förväxla med dataregistrerare).
-Registrera handlingar in i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet.
-Se till att de rätta grunduppgifterna/metadata om handlingen registreras i systemet.
-Ta hand om och hantera e-post och registrerade dokument som returneras från handläggare inom Sida.
-Ansvara över myndighetsbrevlådan, d v s inkommen e-post från allmänheten.
-Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och -registreras i enlighet med gällande regelverk på området.
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
-Gå in och ta rollen som "Secondline support", vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokument-, ärende- och arkivhantering, vilka inte kan besvaras av Sidas centrala helpdesk.
-Vara behjälplig med att bedöma vad som ska registreras av det dokumentflöde som sker via post eller via e-post.
-Preparera och skanna dokument.
-Ankomststämpla och ta hand om inkomna brev.

KVALIFIKATIONSKRAV
-Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet.
-Inneha goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen.
-Goda IT-kunskaper.
-Goda kunskaper i svenska och engelska.
-Förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering.
-Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom det dokumentadministrativa området.
-Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och att ta till sig förändringar.
-Hög relationskompetens avseende kommunikation, samarbete och kontaktnät.
-Stor noggrannhet och hög serviceambition.
-God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter.
-Förmåga att ta till sig Sidas verksamhet och organisation.

MERITER
-Läsa och förstå något eller några av följande språk: franska, spanska, portugisiska och ryska.
-Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller.
-Akademisk registreringsutbildning.
-Inneha goda kunskaper om Sidas organisation och arbetsuppgifter.
-Erfarenhet av att ha arbetat i en ledande befattning.