Dokumentcontroller till Sida i Visby

Vi söker dig som är positiv, noggrann och som har en hög serviceambition.
Om jobbet
Sida söker flera dokumentcontrollers med placering i Visby. Sidas dokumentcontrollers ger service till samtliga anställda i Stockholm, Visby och Härnösand samt till anställda verksamma på utlandsmyndighet inom det internationella utvecklingssamarbetet.
I rollen som dokumentcontroller arbetar du i huvudsak med att hantera dokument och mail och registrera dessa i vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem Dox (Public 360). Det innefattar även att kvalitetssäkra registreringar av grunduppgifter och metadata i Dox.
Arbetet bedrivs såväl enskilt som i mindre grupper med särskilt utpekade ansvarsområden.
Du kommer att tillhöra avdelningen för Verksamhetsstöd. Avdelningen stödjer myndigheten i frågor om juridik, upphandling, intern styrning och kontroll, dokumentation och Arkiv
Arbetsuppgifter
· Ta emot inskannade dokument och mail, klassificera, bedöma och registrera dessa i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet Dox (Public 360)
· Kvalitetssäkra registreringar i Dox avseende grunduppgifter/metadata
· Bistå Sidas personal i dokument- och arkivfrågor
· Hantera interna och externa förfrågningar avseende dokument
· Hantera sekretessbelagda dokument i enlighet med gällande regelverk
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
Ankomststämpla, preparera och skanna inkomna dokument
Ansvara för myndighetsbrevlådan, dvs. hantera mail från allmänheten



Arbetsuppgifterna utförs i öppet kontorslandskap
Vi erbjuder
Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor.
Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.
Kvalifikationskrav
Utbildning
· Registratorutbildning/Dokumentcontrollerutbildning eller motsvarande kunskaper som arbetsgivaren bedömer som relevanta
Språk
· Mycket goda kunskaper i svenska i tal och i skrift.
· Goda kunskaper i engelska i tal och i skrift
Arbetslivserfarenhet och kunskaper
· Erfarenhet av att arbeta i ärende- och dokumenthanteringssystem
· Erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen samt dataskyddsförordningen
· God förmåga att ta till sig regler och processer inom dokumenthantering
· God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter samt hantera förändringar
· Erfarenhet av att hantera sekretessbelagda dokument
Funktionella kompetenser/förmågor:
För den här rollen behöver du:
· Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling
· Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer
· Kunna hantera motstånd, vara flexibel och lösningsfokuserad
· Ha förmåga att föra dialog och skapa samsyn
· Kunna omsätta erfarenheter och lärdomar till handling
För denna roll är det meriterande om du
· Erfarenhet och kunskaper om dokument och arkivhantering inom offentlig förvaltning
· Kunskaper i franska och/eller spanska
· Erfarenhet av Sidas organisation, uppdrag och ärendehanteringssystem (Public 360)
Bra att veta
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde snarast (enligt överenskommelse). Provanställning tillämpas.
Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten.
Befattningen är säkerhetsklassad och du behöver lämna samtycke till registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen ifall du blir erbjuden befattningen.
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 181/22.
Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Thomas Küchen 08-698 52 88, Mikael Andersson, 08-698 55 04 eller Björn Strömberg, 08-698 57 15.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Linus Jarl 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. Läs mer om Sidas rekryteringsprocess
Om Sida
Sida är Sveriges biståndsmyndighet. Vi arbetar för att minska fattigdom och förtryck i världen. I samarbete med organisationer, myndigheter och företag investerar vi i en hållbar utveckling för alla människor.
Vi har över 900 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige och på svenska ambassader i våra samarbetsländer. Läs mer om Sidas anställningsförmåner, Sidafilosofin och Sidas mångfaldsarbete.
Olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är grunden för en arbetsplats fri från diskriminering, där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där de gemensamma nämnarna är tillit, professionalitet och mod, och vi välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter