Dokumentcontroller till Södermalms stadsdelsförvaltning

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Södermalms stadsdelsförvaltning är en av Stockholms stads 14 stadsdelsförvaltningar och omfattar stadsdelarna Södermalm, Reimersholme, Långholmen, Gamla Stan, Riddarholmen och Hammarby Sjöstad.

Det bor närmare 130 000 invånare i området. Inom Södermalms stadsdelsförvaltning arbetar cirka 1800 medarbetare inom förskola, socialtjänst, stöd och service till personer med funktionsnedsättning, äldreomsorg och stadsmiljö.

Kansliet hos oss på Södermalms stadsdel ansvarar för ärendehantering, diarium, arkiv, sekreterarskap i stadsdelsnämnden och nämndens individutskott (sociala delegationen) samt vaktmästeri. Inom avdelningen arbetar 12 medarbetare.

Nu erbjuder vi en unik möjlighet att som dokumentcontroller få arbeta nära tillsammans med en kollega i en miljö som kännetecknas av arbetsglädje och ett öppet klimat. Som dokumentcontroller är du ”hjärtat” i förvaltningen vilket ger dig en stor inblick i stadsdelens verksamhet och utveckling. Du ingår i stadsdelsdirektörens stab och kansli och rapporterar till stabs- och kanslichefen.

Uppdraget som dokumentcontroller
Som en av våra två dokumentcontrollers/registratorer har du en central funktion i förvaltningen. En viktig uppgift för kansliet är att offentlighetsprincipen efterlevs. Du kommer vara väl insatt i allt som händer inom alla verksamhetsområden och ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Vi finns till för Södermalmsborna och vårt uppdrag är att ge bästa service, där har du en central och viktig roll.


Du kommer bland annat ansvara för att:

- ta emot och hantera inkomna handlingar, klassificera och registrera dem i eDok, sekretessbedömning samt sköta utlämnande av allmänna handlingar
- utbilda och ge stöd till handläggare och enheter gällande hantering av allmänna handlingar och i/om ärendehanteringssystemet eDok
- samordna arbetet kring utveckling och arbetssätt inom arkiv, ärende- och dokumenthantering och i eDok
- arbeta med dataskyddsfrågor tillsammans med kansliets nämndsekreterare och täcka upp vid nämndsekreterarens frånvaro.



Våra förväntningar
Vi söker dig som har:

- högskoleutbildning inom exempelvis arkiv- och informationsvetenskap/annan eftergymnasial utbildning alternativt motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig
- några års erfarenhet av att arbeta som registrator eller arkivarie i offentlig sektor
- dokumenterad erfarenhet av digital dokumenthantering
- god kunskap om offentlighetslagstiftningen
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och olika digitala system
- goda kunskaper i det svenska språket både muntligt och skriftligt.


Det är meriterande om du har:

- erfarenhet och kunskap om GDPR, dataskydd och/eller annan relevant lagstiftning
- erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina.



I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga förmågor och färdigheter.

För att lyckas i rollen som dokumentcontroller har du lätt för att skapa goda relationer genom ditt stabila, pedagogiska och serviceinriktade sätt., Du tycker om att ge stöd och support och uppskattar samarbete Du ser din roll som en del i ett större sammanhang och har förmåga att ta hänsyn till olika perspektiv. Du är noggrann, tar stort ansvar och har god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa. Du är initiativtagande, nyfiken och kan hantera många olika uppgifter samtidigt.

Om oss på Södermalms stadsdel
För att göra skillnad för stadsdelsområdets invånare tar vi oss an våra arbetsuppgifter med intresse och gör vårt allra bästa. Vi har fokus på uppdraget, samarbetar, tar ansvar samt ser möjligheter och prövar nytt. För oss som arbetar på Södermalms stadsdelsförvaltning är det en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat.

Förmåner
Vi tillämpar flexibel arbetstid och vinter- och sommararbetstid samt möjlighet till semesterväxling. Förvaltningen bedriver ett aktivt friskvårdsarbete, erbjuder friskvårdsbidrag och möjligheter till en friskvårdstimme per vecka. Som medarbetare hos oss går det att köpa årskort till Stockholms stads simhallar inklusive gym till ett förmånligt pris.

Övrigt
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning och ålder.


Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.