Dokumentcontroller till Södermalms stadsdelsförvaltning (Vikariat)

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Du arbetar nära tillsammans med kollegor i en miljö som kännetecknas av arbetsglädje och ett öppet klimat.

Du är ”hjärtat” i förvaltningen vilket ger dig en stor inblick i stadsdelens verksamhet och utveckling. Du ingår i stadsdelsdirektörens stab och kansli och rapporterar till stabs- och kanslichefen.

Uppdraget som dokumentcontroller

Du kommer ha en central funktion i förvaltningen. En viktig uppgift är att offentlighetsprincipen efterlevs. Du kommer vara väl insatt i allt som händer inom alla verksamhetsområden och ge service till handläggare, allmänhet, andra myndigheter och externa intressenter. Vi finns till för Södermalmsborna och vårt uppdrag är att ge bästa service, där har du en central och viktig roll.

Du kommer att samarbeta nära informationssäkerhetssamordnaren och arkivansvarig i registraturet. Ett nära samarbete sker även med nämndsekreterare och dataskyddsombud.

Som dokumentcontroller kommer du, tillsammans med kollegor i registraturet, att arbeta med:

- löpande registratur vilket innebär att ta emot och hantera inkomna handlingar, klassificera och registrera dem i ärendehanteringssystemet eDok, bedöma sekretess samt sköta utlämnande av allmänna handlingar
- utveckla arbetssätt inom arkiv, ärende- och dokumenthantering
- kunna vara stand-in för nämndsekreteraren vid dess frånvaro.

Våra förväntningar

Vi söker dig som har:

- samhällsvetenskaplig högskoleutbildning så som exempelvis arkiv- och informationskunskap eller annan eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
- erfarenhet av att arbeta som registrator i offentlig sektor, gärna med fokus på de verksamhetsområden som förvaltningen ansvarar för
- ha kunskaper om offentlighet – och sekretesslagstiftningen
- god kännedom om hantering av allmänna handlingar
- hög digital mognad där du aktivt har arbetat i Officepaketets olika program och olika digitala system
- goda kunskaper i det svenska språket både muntligt och skriftligt.

Det är meriterande om du har:

- erfarenhet av dokumenthanteringssystemet Platina och Draftit Privacy Records för register över personuppgiftsbehandlingar
- erfarenhet av avtalshantering eller upphandling.

I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga förmågor och färdigheter.
För att lyckas i rollen har du lätt för att skapa goda relationer genom ditt stabila och serviceinriktade sätt. Du tycker om att ge stöd och support både till chefer och medarbetare samt våra medborgare. Du är noggrann, tar stort ansvar och driver självständigt ditt arbete framåt. Vidare har du god förmåga att göra korrekta avvägningar, med avseende till verksamhetens bästa. Du är initiativtagande, nyfiken och kan hantera många olika uppgifter samtidigt. Stor vikt läggs vid dina personliga egenskaper. Vi finns till för Södermalmsborna och vårt uppdrag är att ge bästa service och gott bemötande där har du en central och viktig roll.

Tjänsten är en visstidsanställning med start mars 2021 till januari 2022.

Mer om oss på Södermalms stadsdel och avdelningen stab och kansli

För att göra skillnad för stadsdelsområdets invånare tar vi oss an våra arbetsuppgifter med intresse och gör vårt allra bästa. Vi har fokus på uppdraget, samarbetar, tar ansvar samt ser möjligheter och prövar nytt. För oss som arbetar på Södermalms stadsdelsförvaltning är det en viktig grund för arbetsglädje och goda resultat.

Stab och kansli håller samman förvaltningens arbete med verksamhetsplanering och uppföljning och fungerar som stöd och utredningsresurs åt förvaltningsledningen. Vi vägleder och handleder förvaltningens verksamheter i juridiska frågor. Stab och kansli är en stöd- och servicefunktion till förvaltningens verksamheter. Vi ansvarar för sekreterarskap i stadsdelsnämnden och sociala delegationen, förvaltningens diarie- och arkivhantering, posthantering och kontorsservice. I vårt uppdrag ingår att samordna informationssäkerhetsarbetet på förvaltningen, och som en del i detta, samordna dataskyddsarbetet. Stadsdelsarkivarierna som samordnar samtliga tretton stadsdelsförvaltningars informations- och arkivhantering är också placerade på avdelningen.

Förmåner

Vi tillämpar flexibel arbetstid och vinter- och sommararbetstid samt möjlighet till semesterväxling. Förvaltningen bedriver ett aktivt friskvårdsarbete, erbjuder friskvårdsbidrag och möjligheter till en friskvårdstimme per vecka. Som medarbetare hos oss går det att köpa årskort till Stockholms stads simhallar inklusive gym till ett förmånligt pris.

Övrigt

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.