Dokumentcontroller till Utbildningsförvaltningen

Vår vision är att Göteborg ska vara en internationellt ledande utbildnings- och kunskapsstad.

Utbildningsförvaltningen i Göteborg bedriver verksamhet inom kommunal gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning, yrkeshögskola, gymnasiesärskola, studie- och yrkesvägledning, modersmål samt skolutveckling.

I vårt arbete har vi ett tydligt elevfokus som sätter kunskap och färdigheter i ett sammanhang där inre motivation, medskapande och lust att lära är viktiga ingredienser.

Vi arbetar utifrån alla människors lika värde och rättigheter. Tillsammans skapar vi en arbetsmiljö där både elever och medarbetare är delaktiga och verkar för varandras framgång.

ARBETSUPPGIFTER
På avdelningen Administration och ekonomi finns enheten för informations- och ärendehantering. Som dokumentcontroller så är du en del av enheten för informations- och ärendehantering och rapporterar till avdelningschef/ekonomichef. Övriga enheter på avdelningen är ekonomi, Inköp och upphandling samt fastighet och säkerhet. Vi är ca 30 medarbetare på avdelningen.

Som dokumentcontroller på Utbildningsförvaltningen är du en nyckelperson i arbetet med informations- och ärendehantering. Vi är i startgroparna på en utvecklingsresa där målet är att modernisera hela processen kring diarieföring vilket medför stora förändringar som påverkar både organisationen och våra arbetssätt. Du kommer, tillsammans med dina närmaste kollegor, att vara navet i förvaltningens informationshantering och måste kunna bedöma hur olika typer av information ska hanteras på ett juridiskt korrekt sätt. Inom ramen för detta utvecklingsarbete kommer även utbildningsförvaltningen tillsammans med övriga förvaltningar i staden att införa ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem. Förvaltningen kommer att gå in i förberedelsefasen av införandet i januari 2023. Vi ser att du är delaktig i förberedelse och implementering av det nya systemet samt anpassning och införande av nya rutiner och arbetssätt.

Arbetet innebär en nära kontakt med chefer och medarbetare. Du fungerar som ett konsultativt stöd mot verksamheterna och ger råd och stöd i både informations- och ärendehanteringsfrågor utifrån de lagar och förordningar som styr dokumenthanteringen inom offentlig förvaltning.

Du ansvarar för registrering och bedömning av handlingar, en kvalitetssäkrad diarieföring och förvaltning av handlingar. Du kommer även att ansvara för att analysera, utveckla och förbättra befintliga processer kring registratur, diarium och administration samt genomföra utbildningar och informationsinsatser inom ansvarsområdet. I rollen ingår även postöppning och fördelning av post, hantering av inkommen e-post till den centrala förvaltningen samt diarieföring av inkomna handlingar.


KVALIFIKATIONER
Vi vill att du som söker tjänsten har eftergymnasial utbildning, gärna inom arkiv- och informationshantering, offentlig förvaltning, statsvetenskap eller liknande. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete som registrator. Vi ser vidare att du ska ha erfarenhet av att ha arbetat i en politiskt styrd organisation.

Du har mycket goda kunskaper inom gällande lagstiftning så som Offentlighets- och sekretesslagen. Extra meriterande är om du har erfarenhet av att ha jobbat i ett modernt ärendehanteringssystem och deltagit i införandet av ett sådant. Du behöver ha ett helhetsperspektiv med fokus på utveckling. Rollen kräver en god samordningsförmåga och helhetssyn över ärendehanteringen då den praktiskt sköts både centralt och på våra skolor och områden.



ÖVRIGT
Till din intervju behöver du ha med dig pass/nationellt id och eventuellt bevis på uppehållstillstånd om du har ett medborgarskap utanför EU/EES. Detta för att vi som arbetsgivare behöver säkerställa din identitet samt säkra att du har rätt att arbeta i Sverige.