Dokumentcontroller till Visby.

Regeringen fattade 2004 beslut om att Sida ska omlokalisera 30 årsarbetstillfällen av befintlig verksamhet till Gotland. Den verksamhet som omlokaliseras är löne-/ekonomi-administration med uppbyggnad av elektronisk fakturahantering samt Sidas elektroniska förvaltning, arkiv och dokumentfunktion. Totalt kommer avdelningen DAR (Dokument, Administration, och Resurs), att bestå av ca 60 medarbetare.
Arbetsuppgifter
Dokumentcontrollern tar emot inskannade brev, handlingar och e-post.Klassificerar, diarieför och fördelar post till olika mottagare (obs inte att förväxla med dataregistrerare).
Registrering av handlingar in i det elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystemet.
Se till att de rätta grunduppgifterna/metadata om handlingen registreras i systemet.
Ta hand om och hantera e-post och registrerade dokument i dialog med handläggare inom Sida.
Ansvara över myndighetsbrevlådan, d v s inkommande e-post från allmänheten.
Ansvara för att sekretessbelagda handlingar hanteras och registreras i enlighet med gällande regelverk på området.
I arbetsuppgifterna ingår även att vid behov kunna:
temporärt kunna gå in och ta rollen som Secondline support, vilket innebär att man besvarar och dokumenterar frågor angående dokumentärende- och arkivhantering, vilket inte besvaras av Sidas centrala helpdesk, vara behälplig med att bedöma vad som ska registreras av det dokumentutflöde som sker via post eller via e-post, preparera och skanna dokument, ankomststämpla och ta hand om inkommande brev.
Kvalifikationskrav.
Yrkesteknisk kompetens.
Registratorutbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade genom erfarenhet. Goda kunskaper om offentlighetsprincipen, sekretess-, arkiv- och personuppgiftslagen. Goda kunskaper i svenska och engelska. Läsa och förstå franska eller spanska. Goda IT-kunskaper.
Lärandekompetens.
Förmåga att lära in lagar, regler och processer inom dokumenthantering. Förmåga att tillämpa/utveckla arbetssätt och metoder inom dokumentadministrativa området. Förmåga att rationalisera inom sitt arbetsområde och ta till sig förändringar.
Förmåga att ta till sig Sidas verksamhet och organisation.
Relationskompetens.
Hög relationskompetens avseende kommunikation, samarbete och kontaktnät. Vilja och förmåga att bidra till ett bra arbetsklimat i arbetslaget.
Funktionell kompetens.
Stor noggranhet och hög serviceambition. God förmåga att driva och slutföra arbetsuppgifter. Viljan att ta till sig något nytt.
Meriter:
Läsa och förstå portugisiska, italienska eller ryska. Erfarenhet från arbete som dokumentcontroller eller motsvarande. Akademisk registratorutbildning. Goda kunskaper om Sidas organisation och arbetsuppgifter.
Övrigt:
Befattningen är säkerhetsklassad vilket innebär att svenskt medborgarskap krävs.