Dokumentcontroller/kvalificerad registrator

Länsstyrelsen - En samlande kraft!
Länsstyrelsen är en statlig myndighet som arbetar direkt under regeringen. Vi är en viktig länk från regering, riksdag och centrala myndigheter till medborgare och kommuner. Vi som jobbar på Länsstyrelsen har många olika arbetsuppgifter - vi ger råd och information, kontrollerar verksamheter och ser till att lagar och riktlinjer följs, men ger också tillstånd och bidrag och prövar överklaganden av kommunala beslut.
Vi arbetar aktivt för länets utveckling och samordnar olika samhällssektorer. Vi ska tillsammans arbeta för en hållbar utveckling och vår värdegrund bygger på att vi ska vara serviceinriktade, samverkande, attraktiva, rättssäkra och drivande. Arbetsplatsen ligger centralt i Örebro och vi är idag drygt 180 anställda.



Arbetsbeskrivning

Just nu pågår ett omfattande arbete med att digitalisera dokument- och ärendehanteringen på Länsstyrelsen i Örebro län. Vi söker en vikarie då vår nuvarande dokumentcontroller ska vara föräldraledig.

I förändringsarbetet framåt kommer du som dokumentcontroller att ha en central roll genom att både driva frågor och delta i det övergripande projekt som finns. Rollen som dokumentcontroller/kvalificerad registrator är placerade på Rättsenheten inom avdelningen Stöd och Samordning.

Som dokumentcontroller ska du verka för att skapa förutsättningar för att den delegerade diarieföringen på myndigheten fungerar korrekt och effektivt och att verksamheten efterlever de krav som ställs. Du ansvarar för dokument- och registraturområdet, hanterar myndighetens officiella mejl och bistår vid utlämnande av handlingar och håller i utbildningar. Du kommer att arbeta nära arkivansvarig och i dialog med övrig verksamhet inom myndigheten. 

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:


• dagligt stöd till verksamheten inom både allmänna registraturfrågor som specifika frågor gällande utlämning
• dagligt stöd i rollen som expert på myndighetens handläggningssystem Platina 
• planera, samordna och genomföra utbildningar för både större och mindre grupper
• planera, samordna och genomföra rapportering av statistik till bland annat årsredovisningar, JK, uppföljningar
• ge ut riktlinjer för diarieföring och utlämnande av allmän handling
• delta i utvecklingsarbete
• delta i myndighetens digitaliseringsprojekt  


Kvalifikationer

Du har utbildning på akademisk nivå med inriktning mot arkiv- och informationsvetenskap eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har också erfarenhet av registrators- och arkivverksamhet inom offentlig förvaltning och har god kunskap om gällande lagar och föreskrifter. Du har också erfarenhet av att genomföra utbildningar. Vi ser gärna att du har utbildning inom digitalisering/digital handläggning.

Det är meriterande om du har erfarenhet från att arbeta med kvalitssäkring och kvalitetsuppföljning, och har erfarenhet av statlig verksamhet. Det är också meriterande med erfarenhet av ärendehandläggningssystemet Platina eller liknande ärendehanteringssystem och av digitala arbetssätt.     

Som person är du noggrann, strukturerad och fungerar väl i grupp såväl som självständigt. Du har god samarbetsförmåga.

Vi ser gärna att du är utåtriktad och har god pedagogisk förmåga, intiativförmåga och ett intresse för utvecklingsfrågor. Du uttrycker dig väl i tal och skrift. Du har goda kunskaper i Office/IT-arbetsverktyg.

Det är också viktigt att du arbetar enligt vår vision och den statliga värdegrunden.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi har rökfri arbetsplats och arbetstid.


Anställningen

Anställningsform: Tidsbegränsad anställning, vikariat
Omfattning: Heltid
Tillträde: Enligt överenskommelse
Tidsbegränsad t o m: 12 månader 
 

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 21 maj 2017.



Övrigt

Tjänsten är säkerhetsklassad vilket innebär att du kommer att säkerhetsprövas.


Länsstyrelsen arbetar för att vara en myndighet fri från diskriminering och vill ta tillvara de kvalitéer som mångfald tillför verksamheten.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringsstöd i samband med denna annons.