Dokumentcontroller/registrator

MSB stärker samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig.
Vi värnar människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet och grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Högt förtroende och nära samarbete med aktörerna gör att vi lyckas.


Jämställdhet och likabehandling är en grund för MSB:s arbete internt och gentemot Sveriges befolkning. Alla inom MSB ska bidra till en arbetsmiljö och ett samhälle fritt från diskriminering.




Avdelningen för verksamhetsstöd har till uppgift är att organisera, driva och utveckla de administrativa expertområdena; planering och uppföljning, it, informationshantering, HR, ekonomi, intern service och lokalförsörjning, verksamhetsskydd, verksamhetsutveckling och upphandling.

I detta ingår teknik, processer, metoder, rutiner, system och verktyg, strategier och inriktningar samt uppföljning av tillämpningen.

Informationshanteringsenheten består av 17 medarbetare och är huvudsakligen placerad i Karlstad. Inom enheten finns tre funktioner: registratur, arkiv och informationsarkitekter.

Enheten ansvarar för att styra, förvalta, utveckla och följa upp registrering och lagring av myndighetens information. I det arbetet ingår utformning av styrande dokument inom området, informationsredovisning samt utveckling av digitaliserade arbetssätt. Enheten utvecklar och förvaltar myndighetens ärende- och dokumenthanteringssystem.

 

Arbetsuppgifter
I tjänsten ingår bland annat posthantering, registrering av handlingar, kvalitetssäkring och uppföljning av MSB:s informationshantering och hantering av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar och signalskydd enligt gällande rutiner.

Som dokumentcontroller/registrator är du ett stöd i det pågående utvecklingsarbetet inom informationshantering på MSB och ger användarstöd i ärende- och dokumenthantering, både vad gäller systemstöd och regelverk.

Medarbetarna på registraturen har ett nära samarbete med varandra och övriga funktioner inom enheten. Arbetet inom enheten bedrivs ofta funktionsövergripande i team med kollegor från de andra funktionerna inom enheten.

Innehållet i tjänsten kan komma att förändras över tid, utifrån nya krav och tillkommande uppgifter för enheten.

Kompetensprofil
Vi söker dig som har relevant akademisk utbildning eller annan utbildning och erfarenhet som vi bedömer likvärdig.

Du har flerårig erfarenhet av och kunskap om att hantera allmänna handlingar i offentlig sektor, gärna inom statlig verksamhet. Du har god kunskap om lagar och regler för hantering av både öppen och sekretessbelagd information.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att hantera säkerhetsskyddsklassificerade handlingar och signalskydd. Tidigare erfarenhet av arkivarbete är meriterande. Då vi använder oss av dokumenthanteringssystemet Public 360 är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med detta system. Vi ser gärna att du har erfarenhet av förbättringsarbete inom informationshantering.

Du är serviceinriktad, flexibel och har god samarbetsförmåga. Du har förmåga att arbeta strukturerat, tar initiativ och är kvalitetsmedveten. För att trivas i rollen som dokumentcontroller/registrator hos oss behöver du vara prestigelös och van att hantera flera olika uppgifter på samma gång. Utöver detta kommer vi att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Anställningsform
Tjänsten är tillsvidareanställning med placering i Karlstad. MSB tillämpar provanställning. 

Svenskt medborgarskap
Anställningen är säkerhetsklassad och vi gör en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagen. Du måste därför vara svensk medborgare.

Vill du få mer information?
Kontakta enhetschef Maria Eriksson. Fackliga företrädare är Niklas Bergqvist Saco, Anna Anelius ST och Ann-Britt Paradis Seko. Samtliga nås via växelnumret 0771-240 240.

Din ansökan
ska vara inkommen till MSB senast 13 januari 2021, märkt med referensnummer 2020/194. Vi ber dig söka tjänsten genom länken i denna annons.

Det är du som sökande som ska dokumentera och påvisa din kompetens på ett sätt som medger en saklig, kvalitativ bedömning. Du ska också vara medveten om att de ansökningshandlingar som lämnas till MSB är offentliga allmänna handlingar vilket innebär att var och en har rätt att ta del av dem.

MSB har gjort medieval för denna rekrytering och undanber därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.