Dokumentcontroller/registrator

MSB stärker samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig.
Vi värnar människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet och grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Högt förtroende och nära samarbete med aktörerna gör att vi lyckas.


Jämställdhet och likabehandling ska genomsyra MSB:s arbete internt och externt. Vi välkomnar alla sökande och ser en tillgång i att vi tillsammans kan spegla den variation som finns i samhället. Alla inom MSB ska bidra till en arbetsmiljö och ett samhälle fritt från diskriminering.




Om anställningen
Informationshanteringsenheten består av 17 medarbetare, enheten är placerad i både Karlstad och Solna.

Inom enheten finns tre funktioner: registratur, arkiv och informationsarkitekter.

Arbetsuppgifter
I tjänsten som dokumentcontroller/registrator ingår dels traditionella registratorsuppgifter som posthantering, registrering av både öppna och sekretessbelagda handlingar, kvalitetssäkring och uppföljning av myndighetens informationshantering, och dels hantering av säkerhetsskyddsklassificerade handlingar och signalskydd enligt gällande rutiner.

Som dokumentcontroller/registrator är du ett stöd i och tar en aktiv del av det pågående utvecklingsarbetet inom informationshanteringsområdet på MSB och ger användarstöd i ärende- och dokumenthantering, både vad gäller systemstöd och regelverk. Det finns goda möjligheter att vara med och påverka hela myndighetens arbetssätt inom informationshanteringsområdet. I tjänsten ingår både utbildning och support till handläggare.

Medarbetarna på registraturen har ett nära samarbete med varandra och övriga funktioner inom enheten. Arbetet inom enheten bedrivs ofta funktionsövergripande i team med kollegor från de andra funktionerna inom enheten.

MSB jobbar aktivt med digitalisering och informationshanteringsenheten är ledande och drivande i det arbetet. Innehållet i tjänsten kan komma att förändras över tid, utifrån nya krav och tillkommande uppgifter för enheten.

Din kompetensprofil
Vi söker dig som har relevant akademisk utbildning till exempel inom samhälls-/ statsvetenskap, juridik eller arkiv. I förekommande fall kan annan utbildning kombinerad med flerårig erfarenhet som vi bedömer likvärdig istället vara aktuell. Det är meriterande om du är utbildad/diplomerad registrator eller dokumentkontroller.

Du har flerårig erfarenhet av, och kunskap om, att hantera allmänna handlingar i offentlig sektor. Det är meriterande om du har god kunskap om lagar och regler för hantering av både öppen och sekretessbelagd information. Enhetens arbete är i stora delar digitalt och tjänsten kräver att du har mycket stor vana av att arbeta digitalt, utveckla digitala arbetssätt och att du har lätt att lära dig att arbeta i nya system.

Det är mycket meriterande om du har erfarenhet av att hantera säkerhetsskyddsklassificerade handlingar och/eller signalskydd. Då vi använder oss av dokumenthanteringssystemet Public 360 är det meriterande om du har erfarenhet av att arbeta med detta system. Vi ser gärna att du har erfarenhet av förbättringsarbete inom informationshanteringsområdet.

Du är serviceinriktad, flexibel, noggrann och har god samarbetsförmåga. Du har förmåga att arbeta strukturerat, tar initiativ och är kvalitetsmedveten. För att trivas i rollen som dokumentcontroller/ registrator hos oss behöver du vara prestigelös och van att växla mellan rutinartade uppgifter och helt nya uppgifter. Du bör vara beredd på snabba tempoväxlingar med hög kvalitet och trivas med både fasta arbetsuppgifter och att utveckla nya arbetssätt.

Som person vill du fortsätta lära dig och utvecklas inom ditt yrke. Utöver detta kommer vi att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Om MSB
MSB stärker samhället i att förebygga och hantera olyckor, kriser och konsekvenser av krig. Vi värnar människors liv och hälsa, samhällets funktionalitet och grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter.

Anställningen är placerad på avdelningen för verksamhetsstöd vid informationshanteringsenheten. Enhetens uppgift är att styra, utveckla, förvalta och följa upp registrering, utlämnande och lagring av myndighetens information. I detta ingår utformning av styrande dokument inom området, informationsredovisning och förvaltning av informationshanteringsplan samt utveckling av digitaliserade arbetssätt. I uppgiften ingår att utveckla och förvalta myndighetens ärende- och dokumenthanteringssystem.
https://www.msb.se/sv/om-msb/organisation/

Anställningsvillkor
Anställningsform: Tillsvidareanställning med inledande 6 månaders provanställning 

Ort: Stockholm

Resor i anställningen förekommer.

Anställningen är säkerhetsklassad och vi gör en säkerhetsprövning med registerkontroll enligt bestämmelserna i säkerhetsskyddslagen. Du måste därför vara svensk medborgare.
https://www.msb.se/sv/om-msb/jobba-hos-oss/anstallningsvillkor-och-formaner-nar-du-jobbar-pa-msb/

Är du intresserad?
Har du frågor kontakta enhetschef Maria Eriksson. Fackliga företrädare är Anna Anelius (ST), Ann-Britt Paradis (Seko) och Niklas Bergqvist (Saco-S). Samtliga nås via växelnummer 0771-240 240.

Din ansökan ska vara inkommen till MSB senast den 10 februari 2022, märkt med referensnummer 2022/10.

Det är du som sökande som ska dokumentera och påvisa din kompetens på ett sätt som medger en saklig, kvalitativ bedömning. Du ska också vara medveten om att de ansökningshandlingar som lämnas till MSB är offentliga allmänna handlingar vilket innebär att var och en har rätt att ta del av dem.                        

MSB har gjort medieval för denna rekrytering och undanber därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare av rekryteringstjänster.