Dokumenthanteringsansvarig som vill bidra till förändring

Vill du arbeta i en bredare roll med variation i dina arbetsuppgifter där du både får vara en förnyare och en förvaltare? Då finns ett utvecklande arbete för dig på Statskontoret. Hos oss kommer du arbeta tillsammans med engagerade och trevliga kollegor i en liten men kunskapsintensiv organisation som ger dig möjligheten att alltid lära dig någonting nytt.

Om jobbet
I vår kunskaps- och samarbetsinriktade projektorganisation har du en vardag med stimulerande arbetsuppgifter, positiv stämning och stor möjlighet att påverka din egen arbetssituation. Eftersom du behärskar registraturfrågor så driver du självgående vår registratur och är med och utvecklar din egen roll.  Som en del av din vardag kommer du arbeta nära medarbetare inom verksamhetsstöd med att exempelvis ta fram och utveckla gemensamma rutiner och riktlinjer. På så vis stödjer du vår kärnverksamhet i deras arbete med diarieföring samtidigt som du aktivt sprider dina kunskaper när medarbetare ber dig om hjälp.

Du har ett helhetsansvar för vår dokumenthantering från ax till limpa och hanterar alla uppgifter inom registratur, arkivering och dokument- och ärendehantering. Du växlar mellan dessa och många andra uppgifter som exempelvis ansvaret för förvaltning och utveckling av vår remiss- och projektportal där processerna hanteras elektroniskt. I det arbetet ska du följa utvecklingen och på sikt förbereda för anslutning till ett statligt e-arkiv. Du arbetar också brett med informationssökning och uppföljning som sker både löpande och i samband med vår årsredovisning.

Även andra arbetsområden kan tillkomma som administration av vårt bibliotek med tillhörande elektroniska tjänster och informationshantering på intranätet. Det kan också handla om hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR och att anpassa verksamheten till föreskrifterna om statliga myndigheters informationssäkerhet. Som dokumenthanteringsansvarig på Statskontoret får du alltså vara med och vidareutveckla och förändra redan befintliga arbetssätt och metoder.

I rollen förväntas du dessutom kvalitetssäkra och förbättra den elektroniska dokumenthanteringen, och med hjälp av din pedagogiska förmåga informera och utbilda medarbetare.

Vi erbjuder en arbetsplats kännetecknad av delaktighet och samverkan där dina kunskaper och erfarenheter tas tillvara. Arbetet är kvalificerat och du lär dig och får nya kunskaper dagligen, både på bredden och på djupet. Dessutom innebär ditt uppdrag många kontaktytor både inom och utom Statskontoret, som exempelvis Riksarkivet och konsulter.

Om dig
I det här jobbet ska du:


• Ha god samarbetsförmåga: Du är öppen och tillmötesgående samtidigt som du står på dig när det gäller lag och rätt.
• Vara serviceinriktad: Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
• Vara självständig: Du har mod att agera efter din egen övertygelse och strukturerar själv ditt angreppsätt och driver dina processer vidare.
• Vara tydlig: Du säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara till alla berörda parter.
• Ha gott omdöme: Du gör korrekta avvägningar och prioriteringar.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Du ska även ha:


• För området relevant utbildning som exempelvis registratorsutbildning eller arkiv- och informationsvetenskap, alternativt förvärvade erfarenheter som registrator som arbetsgivaren bedömer relevant.
• Minst 2 års aktuell arbetslivserfarenhet som registrator på en statlig myndighet.
• God datorvana, exempelvis inom SharePoint.
• Goda kunskaper inom elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem (exempelvis W3D3).
• Goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Det är önskvärt att du har kompetens från att ha drivit IT- och förändringsfrågor kopplat till funktionen som dokumenthanteringsansvarig, samt har fördjupad kompetens om lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet och funktionens ansvarsområden. Även arbete med informationssäkerhet är önskvärt.

Vi vill vara en arbetsplats med bred mångfald. Olika perspektiv gör oss bättre.

Bra att veta
På http://www.statskontoret.se/om-oss/lediga-tjanster/ kan du läsa om fler fördelar med att arbeta på Statskontoret och hur det går till när du söker anställning hos oss.

Anställningen är en två års visstidsanställning på heltid men vi kan, om du har behov, också diskutera deltidsanställning. Arbetsprov och urvalsfrågor kan användas som ett led i vår rekryteringsprocess. Välkommen med din ansökan innehållande CV.

Din ansökan ska ha inkommit senast den 18 november 2020. Urval sker löpande. Du ansöker genom att klicka på knappen Ansök.

Om Statskontoret
Statskontoret bidrar till en effektiv statsförvaltning. Vi gör utredningar och utvärderingar inom olika politikområden på uppdrag av regeringen. Uppdragen handlar ofta om att förbättra styrningen, ledningen och organiseringen av statlig och statligt finansierad verksamhet. Våra rapporter används för att effektivisera och ompröva statlig verksamhet. Vi bidrar till förvaltningspolitikens utveckling genom analyser, kunskapsunderlag och seminarier. Vi är även en viktig och sektors oberoende remissinstans.

Statskontoret främjar och samordnar även arbetet för en god förvaltningskultur i staten och ansvarar för myndighetsnätverket mot korruption. Arbetet handlar om att bidra till att alla myndigheter har förutsättningar att tillämpa den statliga värdegrunden i sitt arbete.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om tjänsten och vad vi erbjuder är du välkommen att kontakta Marie Seijboldt, administrativ chef, eller Miicke Nordin, HR-ansvarig.

Fackliga kontaktpersoner är Emeli Mårtensson (Saco-S) och Martin Johansson (ST).

Du når oss genom att kontakta Statskontorets växel på 08-454 46 00.