Dokumentsamordnare till offentlig verksamhet

Dokumentsamordnaren kommer jobba programövergripande med ansvar för att hålla programmets dokumenthanteringsplan uppdaterad i syfte att skapa översyn av vilka dokument/handlingar som finns i programmet och även att säkra informationens tillgänglighet och spårbarhet över tid. Detta arbete sker i dialog med projektadministratören, projektets arkivarie och tillsammans med programledaren och projektledaren vilka har det yttersta ansvaret för att dokumenthanteringen sker enligt gällande rutiner.

Dokumentsamordnaren ansvarar för samordningen av den digitala tekniska informationsmängden samt de CAD-relaterade frågor. Dokumentsamordnaren ska bistå med visst programstöd (AutoCAD, MicroStation, Webforum, Synkserver) till andra medarbetare i projektet både internt och externt.

Dokumentsamordnaren ska stödja projekt-/projekterings-/produktionsledaren i kontakten med teknikansvariga, beställare samt eventuella sido- och underkonsulter i datasamordningsfrågor. Dokumentsamordnaren ska även ha kontakt med entreprenörer för leveranser av bygghandling och PM-hantering samt styrning av underlag till relationshandlingar.

Bland dina arbetsuppgifter ingår även:

- Utföra dokumenthantering enligt rutiner och riktlinjer
- Hålla programmets dokumenthanteringsplan uppdaterad
- Säkerställa korrekt dokumenthantering utifrån programmets dokumenthanteringsplan i samråd med program- och projektledare
- Ha en tät dialog med projektadministratör som utför arbeten för respektive projekt i EDIT
- Ha kontinuerlig dialog med arkivarie.
- Säkerställa avslut och att registrerade diarieförda handlingar och ärenden hamnar rätt enligt given struktur i EDIT
- Utbilda handläggare om regelverket kring diarieföring och användning/tillämpning av Platina
- Stötta med förbättringar och utveckling.
- Kvalitetssäkra och följa upp handläggningstider
- Medverka i administratörsnätverk


Obligatorisk kompetens och erfarenhet

- Gymnasial examen med relevant inriktning
- Dokumenterad erfarenhet av tidigare administrativt arbete
- Goda kunskaper i Office-paketet och god datorvana i allmänhet
- Mycket god kommunikationsförmåga (svenska) i både tal och skrift



Meriterande kompetens och erfarenhet

- Erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet.
- Erfarenhet av att arbeta med Platina/EDIT
- Erfarenhet av att arbeta i projektform.
-

Önskemål om personliga egenskaper

- Systematisk och strukturerad
- Självständig och tar egna initiativ
- Hjälpsam och service minded
- Flexibel och lösningsinriktad
- God kommunikativ förmåga

Övriga krav

Som person är du utåtriktad och trivs i en roll med många kontakter, både internt och externt. Du serviceinriktad och pedagogisk och är bekväm med att hålla utbildningar och prata inför större grupper. Erfarenhet av att hålla i utbildningar inom dokumenthantering ses som meriterande. Arbetet ställer stora krav på din förmåga att snabbt sätta dig in i uppgifter och förstå sammanhang, varvid det är viktigt att du har god samarbetsförmåga och fallenhet för struktur, ordning och reda. Därtill har du mycket goda kunskaper i det svenska språket, såväl muntligt som skriftligt.

Vi ser att du är noggrann, strukturerad, initiativtagande, ansvarsfull och har ett stort intresse av att samarbeta inom projekten och verksamheten. Ett brinnande intresse för dokumenthantering samt ordning och reda är också en förutsättning för denna roll. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för uppdraget.

Vi intervjuar kandidater löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

För mer information, vänligen kontakta Setareh Moshtaghi, + 46 (0)8 525 205 10 eller setareh.moshtaghi@barona.se

Om Barona:

Barona är ett internationellt bemannings- och rekryteringsföretag vars ambition är att utveckla och förenkla rekryteringsprocessen. Vi erbjuder våra kunder unika bemannings-, rekryterings- och HR-lösningar. Barona Sverige är en del av Barona Group som etablerades i Finland för 15 år sedan och idag finns även i Norge, Danmark, Polen, Ryssland, Estland och Spanien. 2015 skapade vår verksamhet drygt 14 000 nya jobb och omsatte 250 miljoner euro. Barona erbjuder sina konsulter arbetsmöjligheter i alla situationer i arbetslivet och du som arbetssökande når arbetsgivare runt om i hela Europa.

Läs mer här: http://barona.se/om-oss/

Sökord:

Barona;