Driven Kontorsassistent

Är du någon som stämmer in på följande beskrivning?
Bemöter andra utifrån deras behov
Bygger upp och stärker relationer
Följer eller utformar instruktioner och rutiner
Bidrar till ordning och reda
Prioriterar utifrån helheten vad som ska göras och i vilken ordning
Behåller kontroll vid ökad press eller belastning i arbetet

Då ska du läsa vidare!
Nu söker vi en driven Kontorsassistent till vårt kontor i Karlstad.

I rollen som Kontorsassistent får du möta externa besökare från utlandet såväl som inom Sverige, hjälpa kollegor med stora som små arbetsuppgifter, bidra till en positiv stämning och ta stort ansvar för att kontoret är en inspirerande plats som dina medarbetare vill gå till varje dag. Varje besökare och kollega ska ges en förstklassig upplevelse full av energi, värme och glädje.
PSIAG Scandinavia befinner sig på en spännande tillväxtresa och en stor del av ditt arbete kommer innebära att se till att alla härliga kollegor får plats på nuvarande kontor samt förbereda för en kommande flytt/utökning av kontor.
Som Kontorsassistent rapporterar du till Försäljnings- och marknadschefen.


Arbetstider: Måndag-Fredag kl. 07.30 - 16.30
Start: Omgående
Ort: Karlstad (arbetet utförs från kontoret)


ARBETSUPPGIFTER
Som Kontorsassistent kommer du att arbeta med varierande arbetsuppgifter.
Du kommer till exempel att:
- Välkomna besökare och planera för deras ankomst
- Bemanna receptionen
- Ansvara för att kontoret är snyggt och välkomnande för såväl kollegor som besökare
- Ta emot bud/paket/post/fakturor
- Ta emot och göra felanmälningar till bolagets leverantörer samt se
-Frekvent följa upp kontorsavtal och förhandla om priser samt jämföra erbjudanden
- Ansvara för inköp till kontoret och de anställda
- Koordinera och genomföra kundevent samt trivsamma tillställningar för medarbetare som exempelvis AW:n, gemensam frukost, kontorsmöten mm
- Ge intern service till kollegor från alla bolagets kontor både i Sverige och internationellt
- Vara kontorets brand- och larmansvarig
- Hantera viss ekonomisk administration så som arkivera kontorets fakturor, rapportera och sammanställa utlägg och vara koordinerande mellan Business Controller och externa revisorer vid behov
- Bistå marknads- och försäljningsavdelnigen med praktiska arbetsuppgifter som kan variera över tid
- Assistera Marknads- och försäljningschefen med vardagliga arbetsuppgifter


För att verkligen lyckas i rollen så söker vi dig som
- Har tidigare erfarenhet av en kundorienterad roll, gärna i en roll som receptionist på hotell eller kontor. Har du dessutom arbetat med inköp och kundservice är det ett stort plus.
- Talar och skriver på svenska och engelska helt obehindrat
- Behärskar självständigt MS Office Word, Excel, PowerPoint och Outlook
-Kan förhandla om priser för att ge PSIAG Scandinavia mervärde
-Använder hellre telefonen som arbetsredskap än mejlen
-Kan planera sitt arbete effektivt, arbeta strukturerat och hålla vad som lovas
Förutom allt som redan listats så är det viktigt att du är proaktiv och lösningsfokuserad, har ett öga för detaljer och arbetar alltid med ett leende på läpparna.


Låter det som du? Då ser vi fram emot din ansökan!