E-handelsadministratör till Upphandlingsstöd, Stockholm, Östersund, Umeå

Försäkringskassan är en av Sveriges största myndigheter. Vi spelar en stor roll för den enskilde individen och för välfärden i det svenska samhället. Läs mer om Försäkringskassan som arbetsgivare och hur det är att jobba hos oss. Att jobba statligt innebär att du delar våra grundläggande värderingar.

Ansvar och arbetsuppgifter

I din roll som e-handelsadministratör inom Försäkringskassan ansvarar du för att stötta Upphandlingschefen och övriga organisationen i frågor relaterade till vårt e-handelsarbete. Du arbetar tätt tillsammans med både Upphandlingschefen, e-handelsansvarig, inköpscontroller och systemansvarig inom Upphandlingsenheten samt med VS Ekonomi med att optimera våra e-handelsflöden.  

Arbetsuppgifterna består främst av:


• Operativt arbete med hantering av avvikelser på större avtal med många beställare under en övergångsperiod eller vid komplexa avtal (t ex företagshälsovård)
• Uppföljning och analys av fakturor som avviker mot order.
• Driva proaktivt förbättringsarbete där potentialer har identifierats genom att ge specialiststöd till beställare/granskare/attestant gällande ordermatchning och på så sett minimera antalet avvikelser mellan faktura och order.
• Bistå granskare vid matchning av faktura mot abonnemang och beställare vid matchning av faktura mot order
• Uppföljning, analys av fakturor för att identifiera och prioritera periodiska fakturor som är lämpliga att lägga upp som abonnemang i e-handelstjänsten för att möjliggöra automatisk matchning av fakturan mot abonnemang.
• Analysera orderlösa fakturor och skapa abonnemang för dessa för att optimera våra e-handelsflöden
• Bistå avtalsansvarig/kostnadsställeansvarig i arbetet med att sätta upp regelverket för att kunna matcha periodiska fakturor mot abonnemang samt sätta upp abonnemanget i e-handelstjänsten.


Vi söker dig som




• har slutbetyg från gymnasial utbildning med inriktning på ekonomi alternativt erfarenheter/kvalifikationer som kan prövas likvärdiga
• har tidigare erfarenhet av att arbeta med e-handelsfrågor (beställning- och/eller fakturaflöde)
• har goda kunskaper i Excel
• agerar på eget initiativ och tar ansvar för resultat med hög kvalitet
• kan förstå och analysera komplexa frågor
• kommunicerar klart, tydligt och strukturerat
• har ett metodiskt och systematiskt tillvägagångssätt
• är serviceorienterad och har god samarbetsförmåga

Det är meriterande om du:


• har arbetat med e-handelslösningen Visma proceedo
• har erfarenhet inom inköp- och upphandlingsområdet
• har arbetat med upphandlingsverktyget Tendsign
• har arbetat med ekonomisystemet Agresso.

 

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

 

Övrigt

En tjänst, tillsvidare på heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt. Försäkringskassan gör viss ekonomisk personkontroll innan anställning. I denna rekrytering kommer arbetspsykologiska test användas som en del i urvalsarbetet.

 

Kontakt

Chef: Anja Clausin, 010-111 48 25 (för frågor om tjänsten). HR-specialist Rebecca Svanedal, tel 010-111 37 53 (för frågor om rekryteringsprocessen). Fackförbundet ST: Anne Hagberg, tel 010- 116 12 93. Saco-S: Cecilia Silverson, tel 010-115 26 18, Seko: Irre del Barba, tel 010-115 30 87.

 

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast den 26 augusti 2018. Bifoga ditt CV där du beskriver din utbildning och erfarenhet och ett personligt brev där du berättar om varför du söker arbetet.


Försäkringskassan arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering.