Ekonomiadministratör

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns cirka 45 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Beskrivning av arbetsplatsen

Avdelningen Redovisning och reskontra tillhör Sektionen Ekonomi och består av två grupper Fakturahantering och utbetalningar och Inbetalningar och redovisning med ca 10 medarbetare i varje grupp.

Vi har en del projekt som ska genomföras på avdelningen det kommande året och söker en ekonomiadministratör som ska stötta avdelningen i det löpande arbetet för att frigöra tid för projektarbete för ordinarie medarbetare. Tjänsten som ekonomiadministratör kommer att delas mellan dessa grupper med ca 50% i varje grupp.

Gruppen Fakturahantering och utbetalningar arbetar i huvudsak med: drift och administration av universitetets elektroniska inköps- och fakturahanteringssystem kallat Lupin, ca 6000 användare med genomströmning av ca 200 000 fakturor årligen. I detta arbete förekommer en stor del support, i huvudsak till användare i organisationen men också kontakt med leverantörer. Gruppen utför också underhåll av leverantörsreskontran, betal- och återredovisningsfiler till och från banken, anläggningsredovisning, stipendieutbetalningar samt utbetalningar till personer som saknar svenskt personnummer, administrerar ICA-kort, förmedlar Eurocard, intrastat- och SCB-statistik samt löpande avstämningar och kvalitetskontroller av bl a stora betalningar och tillämpning av bokföringsregler och riktlinjer.

Gruppen Inbetalningar och redovisning arbetar med: tillämpning av bokföringsregler, hantering av modellen för indirekta kostnader, momsregler och skatteredovisning, bokföring och kvalitetskontroll av periodiseringar och resultatavräkning, finansiella rapporter till årsredovisningen och att kvalitetssäkra bokföringen. På inkomstsidan arbetar gruppen med inbetalningar, vidareförmedlingar/återbetalningar av bidrag, kundregister, krav och inkasso, statsbudgetmedel, EU-medel, studieavgifter och kortinlösen. Gruppen arbetar också med en del lönerelaterade arbetsuppgifter som t ex löner i retur och lönekrav.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd vid Lunds universitet, https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

- Hantera universitetets olika inbetalningar som kommer från utlandet, bankgiro, kort och via swish
- Upplägg av nya kunder i kundreskontran och viss fakturering
- Kontroll av kundfakturor innan de skickas iväg
- Vidareförmedling och återbetalning av bidrag
- Kvalitetssäkra bokföring
- Service och rådgivning i ekonomifrågor
- Avvikelsehantering i universitetets elektroniska inköps- och fakturahanteringssystem
- Administration av via post inkommande fakturor, påminnelser, krav och inkasso
- Viss hantering av utbetalningar i leverantörsreskontran
- Ge användarstöd till verksamheten gällande Lupin och Raindance via ärendehanteringssystem
- Kommunikation med och viss mån även bearbetning av universitetets leverantörer gällande faktura- och inköpsfrågor

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

- Ekonomisk utbildning på lägst gymnasienivå samt några års erfarenhet av arbete med ekonomi- och redovisningsfrågor
- Erfarenhet av att ge service och rådgivning inom ekonomiområdet
- God datorvana samt erfarenhet av att arbeta i (och lära sig nya) IT-system
- Hög känsla för service och ett flexibelt arbetssätt
- Goda kunskaper i excel
- God förmåga att uttrycka sig väl, både skriftligt och muntligt på svenska och engelska
- Att du har lätt att samarbeta
- Erfarenhet av att jobba både självständigt och i team

Övrigt

Anställningen avser tiden 2023-09-04--2024-08-31

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.



Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansöka ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)

Sektionen Ekonomis huvuduppgift är att ge verksamheten vid Lunds universitet stöd för en rationell ekonomiadministrativ hantering och tillgodose behoven av högkvalitativ ekonomisk information för att underlätta beslutsfattande inom och utanför universitetet. Detta innebär bl.a. att sektion Ekonomi: ansvarar för universitetets ekonomimodell och redovisningssystem, ger institutionerna stöd i deras dagliga ekonomihantering, kvalitetskontrollerar bokföringen, samordnar bokslutsarbetet, rapporterar till myndigheter, tar fram ekonomiska sammanställningar som behövs för uppföljning och beslutsfattande, ger utbildning och information i ekonomiadministrativa frågor. Sektion Ekonomi ansvarar också för universitetets likviditetshantering, lånehantering, ränteberäkning samt stiftelse- och fondförvaltning. Därutöver bistår sektion Ekonomi universitetet i upphandlingsärenden med syfte att skapa förutsättningar för effektiv och rationell anskaffning. Avdelningen inköp och upphandling handlägger dessutom anslutningar kring e-fakturering och e-inköp via Lupin, ett system för elektroniskt fakturaflöde och inköp via webb-portal.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.