Ekonomiadministratör till Enheterna för Asien och Mena, ref 198/20

Vi erbjuder
Sida genomför den svenska utvecklingspolitiken som ska skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor.
Arbetsuppgifter och rollbeskrivning
Som enhetsadministratör kommer du ha en nyckelroll för det administrativa arbetet på Sida. Vi söker därför dig som gillar administration och drivs både av att ge högklassig service till kollegor i en dynamisk miljö och av att självständigt ansvara för centrala arbetsuppgifter såsom löpande ekonomi- och personaladministration.
Den här befattningen innebär att:
Löpande ekonomiadministration och budgetuppföljning gällande förvaltningsanslaget.
Bistå enhetscheferna med personaladministration.
Bistå enhetscheferna med introduktion av nya medarbetare.
Bistå medarbetare med it-ärenden, arkivering samt allmänna administrativa och koordinerande uppgifter.
Administration av enheternas samarbetsytor på Sidas intranät.
Besvara brev från allmänheten.
Bistå medarbetare och chefer administrativt vid anordnandet av möten, seminarier, webinar konferenser, planeringsdagar.
Delta i Sidas nätverk för administratörer.
Föra protokoll och minnesanteckningar vid möten.
I övrigt förekommande arbetsuppgifter på enheten.

Kvalifikationer
Utbildning
Avslutad gymnasieutbildning.

Erfarenhet
Erfarenhet av administrativt arbete, t ex ekonomisk redovisning, elektronisk fakturahantering, personaladministration, dokument- och ärendehantering.
Erfarenhet av arbete i Microsoft Office.
Erfarenhet av att administrera möten på digitala mötesplattformar (Skype, Microsoft Teams och Zoom).
Erfarenhet av att producera formella dokument, t ex mötesprotokoll

Förmågor
Mycket god förmåga att ge service av hög kvalitet - ha intresse av att hjälpa andra, att kunna omprioritera och anpassa arbetssätt efter olika situationer, att kunna bidra i många parallella processer.
God förmåga att arbeta självständigt, ta ansvar, vara noggrann och visa gott omdöme.

Personliga egenskaper
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och söker dig som är initiativtagande och drivande och besitter kunskap och förståelse för att bidra till nytänkande och innovation. Du behöver ha en god förmåga att samarbeta med flera parter, god kommunikativ förmåga och kunna föra dialog samt förmåga att skapa förtroende bland de du möter och arbetar med. Du bör vidare vara flexibel för att hantera det oförutsägbara och vara lösningsorienterad.
Språk
Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande
Erfarenhet av arbete på svensk myndighet.
Erfarenhet av hantering av personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR).
Erfarenhet och intresse av informationshantering och IT.
Erfarenhet av att arbeta med intern och extern kommunikation, inklusive web-publicering.
Intresse av att lära om verksamhetens innehåll

Placering
Tjänsten kommer organisatoriskt att vara placerad på enheten ASIEN men delas mellan ASIEN- och MENA-enheten på Sidas huvudkontor på Valhallavägen 199 i Stockholm. Sida kommer att flytta till nya lokaler i Rissne våren 2022.
Om Sida och enheten
Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom vårt arbete och tillsammans med andra bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Sida har över 700 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige samt på svenska utlandsmyndigheter i samarbetsländer.
Enheterna ASIEN och MENA ingår i Sidas avdelning för Asien, Mellanöstern och humanitärt bistånd (HUMASIEN).
ASIEN består f.n. av 12 personer inklusive chef, rådgivare och trainee och har det geografiska samordningsansvaret för Asien och Oceanien. Enhetens huvudsakliga uppdrag är att ge tematiskt stöd till strategigenomförande utlandsmyndigheter i Asien.
MENA ansvarar för Sidas genomförande av strategin för Irak och ger tematiskt stöd till övriga strategier i MENA-regionen. Enheten består f.n. av 19 personer inklusive chef, controller, programadministratör, handläggare (Irak), rådgivare och en trainee i Stockholm samt en samordnare på ambassaden i Bagdad.
Anställningsvillkor
Befattningen avser en tillsvidareanställning med tillträde ej senare än 2021-03-01, gärna tidigare. Provanställning tillämpas.
Information
Vid kontakt vänligen ange ref.nr 198/20
Om du vill ha mer information om tjänsten, kontakta enhetschef Eva Smedberg via eva.smedberg@sida.se eller 08-698 51 79, enhetschef David Holmertz via david.holmertz@sida.se eller 08-698 52 03, eller nuvarande innehavare Julia Korkiakoski via julia.korkiakoski@sida.se eller 08-698 51 74.
Annonsförsäljare undanbedes vänligt men bestämt.
Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea 08-698 50 00) och ST inom Sida (kontaktperson: Lisbeth Nylund, tfn 08-698 40 19).
I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.
Sista ansökningsdag är den 11 januari 2021.
Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.