Ekonomiadministratör, vikariat

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 44 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Avdelningen Redovisning och reskontra består av två grupper Fakturahantering- och utbetalningar och Inbetalningar- och redovisning med ca 10 medarbetare i varje grupp.

Vi söker nu en vikarierande ekonomiadministratör till gruppen Fakturahantering- och utbetalningar då en ordinarie tjänsteman kommer vara deltidstjänstledig och även för att täcka upp då ordinarie personal i gruppen är engagerad i projektarbete under 2022.

Gruppen Fakturahantering- och utbetalningar arbetar i huvudsak med: drift och administration av universitetets elektroniska inköps- och fakturahanteringssystem Visma Proceedo kallat Lupin, ca 6000 användare med genomströmning av ca 200 000 fakturor årligen. I detta arbete förekommer en stor del support, i huvudsak till användare i organisationen men också kontakt med leverantörer. Gruppen utför också underhåll av leverantörsreskontran, betal- och återredovisningsfiler till och från banken, anläggningsredovisning, stipendieutbetalningar samt utbetalningar till personer som saknar svenskt personnummer, administrerar ICA kort, förmedlar Eurocard, intrastat- och SCB-statistik samt löpande avstämningar och kvalitetskontroller av bl a stora betalningar och tillämpning av bokföringsregler och riktlinjer.

Gruppen Inbetalningar och redovisning arbetar med: tillämpning av bokföringsregler, hantering av modellen för indirekta kostnader, momsregler och skatteredovisning, bokföring och kvalitetskontroll av periodiseringar och resultatavräkning, finansiella rapporter till årsredovisningen och att kvalitetssäkra bokföringen. På inkomstsidan arbetar gruppen med inbetalningar, vidareförmedling/återbetalning av bidrag, kundregister, krav och inkasso, statsbudgetmedel, EU-medel, studieavgifter och kortinlösen. Gruppen arbetar också med en del lönerelaterade arbetsuppgifter som t ex arbetsgivardeklaration, löner i retur och lönekrav.

Arbetsuppgifter

- System och avvikelsehantering i universitetets elektroniska inköps- och fakturahanteringssystem Visma Proceedo kallat Lupin.
- Leverantörsreskontrahantering i ekonomisystemet Raindance
- Ge användarstöd till verksamheten gällande Lupin och Raindance via sektionens ärendehanteringssystem ServiceNow.
- Kommunikation med och viss mån även bearbetning av leverantörer gällande faktura och inköpsfrågor.
- I övrigt delta i gruppens arbetsuppgifter

Krav för anställningen

- Ekonomisk utbildning på lägst gymnasienivå, samt några års erfarenhet av ekonomi- och redovisningsfrågor.
- Erfarenhet av att arbeta i stor organisation på central nivå med en mångfald av inköps och fakturahanteringsfrågor är meriterande. Likaså erfarenhet av Raindance ekonomisystem och Visma Proceedos inköps- och fakturahanteringssystem.
- God datorvana och kunskaper i excel.
- God pedagogisk och kommunikativ förmåga då du ska kunna förklara ekonomi för icke-ekonomer.
- Hög känsla för service och flexibelt arbetssätt.
- God förmåga att uttrycka sig väl, både skriftligt och muntligt på svenska och engelska.
- God samarbetsförmåga och erfarenhet av att jobba i team

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat under tiden 2022-02-01--2022-12-31.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Sektionen Ekonomis huvuduppgift är att ge verksamheten vid Lunds universitet stöd för en rationell ekonomiadministrativ hantering och tillgodose behoven av högkvalitativ ekonomisk information för att underlätta beslutsfattande inom och utanför universitetet. Detta innebär bl.a. att sektion Ekonomi: ansvarar för universitetets ekonomimodell och redovisningssystem, ger institutionerna stöd i deras dagliga ekonomihantering, kvalitetskontrollerar bokföringen, samordnar bokslutsarbetet, rapporterar till myndigheter, tar fram ekonomiska sammanställningar som behövs för uppföljning och beslutsfattande, ger utbildning och information i ekonomiadministrativa frågor. Sektion Ekonomi ansvarar också för universitetets likviditetshantering, lånehantering, ränteberäkning samt stiftelse- och fondförvaltning. Därutöver bistår sektion Ekonomi universitetet i upphandlingsärenden med syfte att skapa förutsättningar för effektiv och rationell anskaffning. Avdelningen inköp och upphandling handlägger dessutom anslutningar kring e-fakturering och e-inköp via Lupin, ett system för elektroniskt fakturaflöde och inköp via webb-portal.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.