Ekonomiadministratör, vikariat

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns cirka 46 000 studenter och mer än 8 000 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.


Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.




Avdelningen Redovisning och reskontra består av två grupper, Fakturahantering- och utbetalningar och Inbetalningar- och redovisning med ca 10 medarbetare i varje grupp.

Eftersom en ordinarie tjänsteman kommer vara tjänstledig söker vi en vikarierande ekonomiadministratör med tillhörighet och huvudsakliga arbetsuppgifter i gruppen Fakturahantering- och utbetalningar. Vikariatet omfattar också sektionsgemensamt administrationsarbete.

Gruppen Fakturahantering- och utbetalningar arbetar i huvudsak med: drift och administration av universitetets elektroniska inköps- och fakturahanteringssystem Visma Proceedo kallat Lupin, ca 6000 användare med genomströmning av ca 200 000 fakturor årligen. I detta arbete förekommer en stor del support, i huvudsak till användare i organisationen men också kontakt med leverantörer. Gruppen utför också underhåll av leverantörsreskontran, betal- och återredovisningsfiler till och från banken, anläggningsredovisning, stipendieutbetalningar samt utbetalningar till personer som saknar svenskt personnummer, administrerar ICA kort, förmedlar Eurocard, intrastat- och SCB-statistik samt löpande avstämningar och kvalitetskontroller av bl a stora betalningar och tillämpning av bokföringsregler och riktlinjer.

Gruppen Inbetalningar- och redovisning arbetar med: tillämpning av bokföringsregler, hantering av modellen för indirekta kostnader, momsregler och skatteredovisning, bokföring och kvalitetskontroll av periodiseringar och resultatavräkning, finansiella rapporter till årsredovisningen och att kvalitetssäkra bokföringen. På inkomstsidan arbetar gruppen med inbetalningar, vidareförmedlingar/återbetalningar av bidrag, kundregister, krav och inkasso, statsbudgetmedel, EU-medel, studieavgifter och kortinlösen. Gruppen arbetar också med en del lönerelaterade arbetsuppgifter som t ex löner i retur och lönekrav.

Arbetsuppgifter

- System och avvikelsehantering i universitetets elektroniska inköps- och fakturahanteringssystem Visma Proceedo kallat Lupin.
- Leverantörsreskontrahantering i ekonomisystemet Raindance
- Ge användarstöd till verksamheten gällande Lupin och Raindance via sektionens ärendehanteringssystem ServiceNow.
- Kommunikation med och viss mån även bearbetning av leverantörer gällande faktura och inköpsfrågor.
- Katalogadministration i Lucat, universitetets person -och adresskatalog
- Administration och granskning av sektionens reseräkningar i Primula system för lön- och personalärenden
- Underhåll av sektionens funktionsbrevådor
- Diarieföring i W3D3, system för diarieföring och ärendehantering
- Hantera sektionens lokalbokningar, arrangemangsbeställningar, samt inköp av kontorsmaterial
- Delta i sektionens ”resegrupp” som ger support i reserelaterade frågor
- I övrigt förkommande sektionsgemsamma administrationsuppgifter

Krav för anställningen är:

- Ekonomisk utbildning på lägst gymnasienivå, samt några års erfarenhet av ekonomi- och personaladministrativa frågor.
- God datorvana samt erfarenhet av att arbeta i och lära sig nya IT-system.
- Goda kunskaper i Excel och Word
- God pedagogisk och kommunikativ förmåga då du ska kunna förklara ekonomi för icke-ekonomer.
- Självgående, noggrann, hög känsla för service och ett flexibelt arbetssätt.
- God samarbetsförmåga och erfarenhet av att jobba i team.
- Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.

Meriterande för anställningen är:

- Erfarenhet av att arbeta i stor organisation på central nivå med beställnings- och fakturahanteringsfrågor.
- Erfarenhet av Raindance ekonomisystem och Visma Proceedos inköps- och fakturahanteringssystem.
- Erfarenhet av arbete med diarieföring och arkivhantering.

Övrigt

Tjänsten är ett vikariat under tiden 2022-10-03 – 2023-09-30.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Sektionen Ekonomis huvuduppgift är att ge verksamheten vid Lunds universitet stöd för en rationell ekonomiadministrativ hantering och tillgodose behoven av högkvalitativ ekonomisk information för att underlätta beslutsfattande inom och utanför universitetet. Detta innebär bl.a. att sektion Ekonomi: ansvarar för universitetets ekonomimodell och redovisningssystem, ger institutionerna stöd i deras dagliga ekonomihantering, kvalitetskontrollerar bokföringen, samordnar bokslutsarbetet, rapporterar till myndigheter, tar fram ekonomiska sammanställningar som behövs för uppföljning och beslutsfattande, ger utbildning och information i ekonomiadministrativa frågor. Sektion Ekonomi ansvarar också för universitetets likviditetshantering, lånehantering, ränteberäkning samt stiftelse- och fondförvaltning. Därutöver bistår sektion Ekonomi universitetet i upphandlingsärenden med syfte att skapa förutsättningar för effektiv och rationell anskaffning. Avdelningen inköp och upphandling handlägger dessutom anslutningar kring e-fakturering och e-inköp via Lupin, ett system för elektroniskt fakturaflöde och inköp via webb-portal.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.